Кадровый документооборот в стиле OTIS: движение строго по вертикали

Почти треть всех продаж на мировом рынке лифтового оборудования приходится сегодня на продукцию OTIS. Производственные мощности этой компании расположены и в Америке, и в Европе, и в Азии, и в России. А общее число сотрудников OTIS превышает 60 тысяч человек. Из них три тысячи – только в российском представительстве.

Для территориально распределенных компаний, и тем более столь масштабных как OTIS, всегда особенно остро стоят два вопроса: построение корпоративной структуры предприятия - в целом и дистанционное управление персоналом – в частности. Здесь и возникает необходимость в системе, упрощающей сложный документооборот внутри холдинга и позволяющей максимально четко разделять полномочия и степень ответственности между сотрудниками; точно определять функциональные обязанности каждого из них; осуществлять профессиональный контроль и т.д.

Такая система кадрового документооборота на базе SharePoint Portal Server 2003 и была разработана специалистами ЭпикРус для OTIS. Разработанный функционал обеспечивает продуктивность таких бизнес – процессов как
· выполнение цепочки согласования найма новых сотрудников;
· выполнение цепочки согласования перевода сотрудников на другие должности.

Система кадрового документооборота, внедренная специалистами ЭпикРус, позволяет
· формализовать каждый запрос в соответствии с единым стандартом оформления;
· изначально определять и разграничивать права доступа и роли пользователей;
· задавать маршрутизацию согласования документа в соответствии с Политикой найма и перевода персонала компании OTIS;
· формировать отчеты по всем произведенным запросам за определенный период времени и т.д.

Движение любого документа изначально задано строго по вертикали: от HR – менеджера конкретного подразделения до Генерального менеджера штаб – квартиры OTIS во Франции. При этом комментарии вышестоящих сотрудников недоступны для нижестоящих участников цепочки. Кроме того, инициатор запроса не может нарушить заранее определенную логику маршрутизации и направить пакет документов, минуя свое непосредственное руководство.

Подобное упрощение и упорядочивание документооборота способно значительно повысить оперативность работы кадровой службы OTIS и снизить количество возможных ошибок. По результатам данного проекта планируется автоматизировать весь документооборот в российском представительстве OTIS.