М-РЦБ осуществила внедрение централизованной базы знаний на базе Microsoft SharePoint Portal Server

Консультационная фирма «М-РЦБ» http://www.mrcb.ru является методологом, разработчиком, поставщиком и одновременно пользователем собственной Централизованной Базы Знаний (ЦБЗ) на базе Microsoft SharePoint Portal Server 2003.

ЦБЗ предназначена для компаний, производственная деятельность которых связана с формированием большого количества разнородной документации. Обеспечение централизованного доступа персонала к документам, осуществление поиска необходимого документа связано с определенными техническими и организационными трудностями. Как правило, отдельные структурные подразделения или даже отдельные должностные лица ведут собственные локальные базы знаний, в результате чего возникают следующие проблемы:
- затрудненный доступ к документации, имеющейся у других сотрудников;
-дублирование информации и наличие у разных сотрудников различных версий документов;
- несвоевременное пополнение базы документами и обновление версий документов;
- техническое сопровождение.

Многие проблемы решаются при ведении электронного архива документов на выделенном жестком диске с общим доступом, однако при этом не реализуются такие функции, как:
-поиск документа по различным критериям, например, сотруднику необходимо производить поиск по таким критериям, как принадлежность документа к той или иной группе, проекту, клиенту и др. (в файловой системе можно производить поиск только по названию, дате размещения, типу файла, размеру документа);
- группировка и сортировка по различным критериям;
- отслеживание версий документов;
- рассылка извещений о появлении нового документа или об изменениях, произведенных в существующих документах.

Для работы любой системы кроме технической стороны, необходимо также учесть и организационные моменты, для этого был разработан пакет пользовательской документации, положение по работе с базой знаний, в котором прописан порядок размещения, хранения, актуализации информации, доступа к ней, описаны функции пользователей системы и персонала обслуживания системы.

Основной целью внедрения ЦБЗ в М-РЦБ является создание информационной платформы, обеспечивающей централизованное хранение документации по выполненным проектам и использование ее (в том числе в удаленном режиме) сотрудниками Компании для более качественного выполнения текущих проектов. Также в ходе реализации проекта обеспечен доступ территориально удаленным клиентам к необходимой им проектной информации, находящейся на сервере М-РЦБ.

Среди преимуществ, полученных после внедрения ЦБЗ, можно выделить следующие:
 Структурированное хранение документации.
 Поиск информации с использованием различных критериев (клиент, услуга, тип документа и др.).
 Обеспечение соответствующих прав доступа к документации.
 Хранение всех версий документов с возможностью просмотра изменений, внесенных в каждую версию.
 Обеспечение команды проекта единым информационным пространством для обмена информацией.
 Информационный обмен между сотрудниками в рамках проекта, портфеля проектов и широкомасштабных программ.
 Обеспечение возможности интерактивного доступа (гиперссылки) к различным ресурсам Компании.

Таким образом, внедрение ЦБЗ позволило М-РЦБ в кратчайшие сроки объединить весь накопленный опыт в едином информационном пространстве и успешно использовать его при реализации проектов.