Внедрение автоматизированных систем
Внедрение любой серьезной информационной системы представляет собой инвестиционный проект: вложенные средства с течением времени должны принести предприятию вполне реальные экономические выгоды. Иначе говоря, вложенные средства должны не только окупаться, но и приносить прибыль.
Внедрение любой серьезной информационной системы представляет собой инвестиционный проект: вложенные средства с течением времени должны принести предприятию вполне реальные экономические выгоды. Иначе говоря, вложенные средства должны не только окупаться, но и приносить прибыль.
Успех мероприятия приходит лишь тогда, когда выбор системы сделан осознанно, а внедрение ведется по определенным правилам. К сожалению, и в мире, и в России накоплен большой отрицательный опыт неудачных проектов, и главная причина неудач - нарушение методологии внедрения. Вот почему вопросы проработки проекта и его грамотной организации всегда находятся в центре внимания компаний-разработчиков, приступающих к внедрению информационной системы.
Рассмотрим основные этапы внедрения автоматизированных систем в производство и работу предприятия. В том случае, если процесс внедрения спланирован заранее и тщательно продуман, можно правильно определить, в какие сроки можно выполнить внедрение автоматизированной системы, сколько специалистов нужно привлечь к работам по внедрению. Эти данные позволят более точно определить стоимость проекта по внедрению, ведь расходы на внедрение программного обеспечения обычно прямо пропорционально зависят от потраченного на работу времени и количества участвующих человек. Кроме того, правильно определенный бюджет внедрения разных программных продуктов позволит сравнить различные программы и сделать оптимальный выбор программного продукта.
Итак, в проекте внедрения автоматизированной системы выделяют следующие ключевые этапы:
• Обследование, диагностика предприятия. На этом этапе тщательно изучаются все процессы, происходящие на предприятии, которые попадут в сферу работы автоматизированной системы.
Проводится анализ требований на основе совещаний и собеседований с руководителями и специалистами заказчика, а продолжительность этого этапа, в зависимости от сложности задач и масштаба внедрения, может составлять от нескольких дней до нескольких недель. Определение и описание требований (методологических и технических) - шаги, которые во многом определяют успех всего проекта, поскольку именно они влияют на все остальные этапы. Практика показывает, что недостаточная проработка требований зачастую проявляется лишь тогда, когда проект почти завершен, а значительная часть ресурсов, выделенных на его реализацию, уже затрачена. К сожалению, устранение проблем на этапе разработки обходится гораздо дороже, чем тщательная проработка на стадии анализа.
• Проектирование. Разработка технического задания. Данный процесс может занять по времени от одного до трех месяцев. В разрабатываемом техническом задании (ТЗ) необходимо четко определить и прописать все справочные системы программы, работу всех предусмотренных алгоритмов для каждого АРМ (автоматизированного рабочего места), всех отчетных форм, права и сферы деятельности каждого из пользователей программы.
• Настройка системы. Продолжается он в среднем один-полтора месяца. За это время происходит настройка всех алгоритмов, настройка справочных систем, вводятся все необходимые отчетные формы, пользователи системы, а также настраивается доступ для каждого из пользователей. Продолжительность этого этапа зависит во многом от уровня квалификации специалистов, выполняющих работы по настройке. Зачастую именно этап настройки оказывается наиболее длительным и дорогостоящим. Вполне возможно, что в ходе настройки будут выявлены какие-либо ошибки и неточности постановочного характера. В этом случае допускается частичный пересмотр принципов бюджетной модели, построенной на стадии проектирования. Таким образом, развитие проекта приобретает "спиралевидный" характер: происходит параллельная доработка и развитие проектных решений и настроек системы. Впрочем, в случае тщательного формирования исходной модели количество уточнений и доработок не бывает слишком большим. В ходе уточнения и развития модели важно тщательно контролировать произведенные изменения и версии, а также оценивать их возможное влияние на календарный график проекта и его стоимость.
• Тестирование программного продукта. Обычно для тестирования запускается тестовая демонстрационная версия, вводятся тестовые данные в систему, выполняются все необходимые операции, выявляются и исправляются найденные ошибки. На тестирование программы обычно отводится две недели. Имеет место заблуждение, что тестирование автоматизированной системы гарантирует ее качество. На самом деле, это не так: тестирование позволяет лишь оценить уровень качества, но вовсе не является средством достижения необходимого качественного уровня.
• Опытная эксплуатация системы. При этом пользователи системы вводят и оперируют реальными данными, выполняются все необходимые операции, но при этом параллельно работа по учету и отчетности ведется и в прежней системе, будь то ручной документооборот или работа с электронными не автоматизированными таблицами. В процессе опытной эксплуатации системы пользователи должны сопоставлять получаемые данные в новой и старой системе учета, что позволяет также вовремя выявить возможные ошибки в работе системы и исправить их.
• Промышленная эксплуатация системы. Как правило, именно этот этап является для предприятия наиболее "болезненным", поскольку для персонала запуск новой системы неизбежно связан с повышенными нагрузками. Кроме того, именно на начальной фазе опытной эксплуатации системы наиболее вероятны неприятности - ошибки и неточности, не выявленные в ходе тестирования. На этом этапе программа работает в полную силу, с параллельным исправлением и отладкой выявленных ошибок.
Развертывание системы может происходить разными способами, в зависимости от решаемой задачи и количества пользователей. Общее правило - постараться минимизировать риски, связанные с использованием нового программного обеспечения. Для крупных внедрений, когда количество пользователей и охваченных подразделений достаточно велико, обычно практикуется пилотное внедрение, когда система развертывается на ограниченных участках. Пилотная стратегия имеет ряд достоинств: неудобства переходного периода максимально смягчаются, влияние возможных негативных последствий минимизируется, а нагрузка на рабочую группу не носит лавинообразного характера. Но при этом сам переходный процесс оказывается растянутым во времени.
Для относительно небольших внедрений может быть применен принцип "большого скачка" - все подразделения переводятся в режим промышленной эксплуатации одновременно. Но такой подход хорош только в случае относительно небольшого числа пользователей и подразделений, кроме того, пользователи должны быть достаточно хорошо подготовлены в части знания системы и своей роли в новой автоматизированной среде.
• Оценка результатов проекта. Это необходимо для того, чтобы убедиться в соответствии внедренной системы потребностям предприятия и тем целям и задачам, которые были сформулированы на начальных стадиях проекта. Работа, проделанная в ходе проекта, позволяет и руководителям, и специалистам предприятия по-новому взглянуть на процессы управления и, возможно, выявить направления дальнейшего совершенствования управленческих технологий, которые могут быть реализованы в будущем.
Как правило, оценку результатов проекта рекомендуется проводить в течение одного месяца после перевода системы в промышленную эксплуатацию.
Каждый этап включает несколько шагов, которые выполняются в определенной последовательности. При этом шаги могут выполняться как последовательно (когда следующий шаг выполняется только после завершения предыдущего), так и параллельно (когда два или более шагов выполняются одновременно).
Итак, подводя итог, можно сказать, что в результате внедрения автоматизированных систем возрастает качество, оперативность и достоверность документационного обеспечения управления. Оптимизируются потоки информации в бумажном и электронном виде, исключается риск утери документов. Разграничение доступа позволяет исключить возможность несанкционированного доступа к документам.
Успех мероприятия приходит лишь тогда, когда выбор системы сделан осознанно, а внедрение ведется по определенным правилам. К сожалению, и в мире, и в России накоплен большой отрицательный опыт неудачных проектов, и главная причина неудач - нарушение методологии внедрения. Вот почему вопросы проработки проекта и его грамотной организации всегда находятся в центре внимания компаний-разработчиков, приступающих к внедрению информационной системы.
Рассмотрим основные этапы внедрения автоматизированных систем в производство и работу предприятия. В том случае, если процесс внедрения спланирован заранее и тщательно продуман, можно правильно определить, в какие сроки можно выполнить внедрение автоматизированной системы, сколько специалистов нужно привлечь к работам по внедрению. Эти данные позволят более точно определить стоимость проекта по внедрению, ведь расходы на внедрение программного обеспечения обычно прямо пропорционально зависят от потраченного на работу времени и количества участвующих человек. Кроме того, правильно определенный бюджет внедрения разных программных продуктов позволит сравнить различные программы и сделать оптимальный выбор программного продукта.
Итак, в проекте внедрения автоматизированной системы выделяют следующие ключевые этапы:
• Обследование, диагностика предприятия. На этом этапе тщательно изучаются все процессы, происходящие на предприятии, которые попадут в сферу работы автоматизированной системы.
Проводится анализ требований на основе совещаний и собеседований с руководителями и специалистами заказчика, а продолжительность этого этапа, в зависимости от сложности задач и масштаба внедрения, может составлять от нескольких дней до нескольких недель. Определение и описание требований (методологических и технических) - шаги, которые во многом определяют успех всего проекта, поскольку именно они влияют на все остальные этапы. Практика показывает, что недостаточная проработка требований зачастую проявляется лишь тогда, когда проект почти завершен, а значительная часть ресурсов, выделенных на его реализацию, уже затрачена. К сожалению, устранение проблем на этапе разработки обходится гораздо дороже, чем тщательная проработка на стадии анализа.
• Проектирование. Разработка технического задания. Данный процесс может занять по времени от одного до трех месяцев. В разрабатываемом техническом задании (ТЗ) необходимо четко определить и прописать все справочные системы программы, работу всех предусмотренных алгоритмов для каждого АРМ (автоматизированного рабочего места), всех отчетных форм, права и сферы деятельности каждого из пользователей программы.
• Настройка системы. Продолжается он в среднем один-полтора месяца. За это время происходит настройка всех алгоритмов, настройка справочных систем, вводятся все необходимые отчетные формы, пользователи системы, а также настраивается доступ для каждого из пользователей. Продолжительность этого этапа зависит во многом от уровня квалификации специалистов, выполняющих работы по настройке. Зачастую именно этап настройки оказывается наиболее длительным и дорогостоящим. Вполне возможно, что в ходе настройки будут выявлены какие-либо ошибки и неточности постановочного характера. В этом случае допускается частичный пересмотр принципов бюджетной модели, построенной на стадии проектирования. Таким образом, развитие проекта приобретает "спиралевидный" характер: происходит параллельная доработка и развитие проектных решений и настроек системы. Впрочем, в случае тщательного формирования исходной модели количество уточнений и доработок не бывает слишком большим. В ходе уточнения и развития модели важно тщательно контролировать произведенные изменения и версии, а также оценивать их возможное влияние на календарный график проекта и его стоимость.
• Тестирование программного продукта. Обычно для тестирования запускается тестовая демонстрационная версия, вводятся тестовые данные в систему, выполняются все необходимые операции, выявляются и исправляются найденные ошибки. На тестирование программы обычно отводится две недели. Имеет место заблуждение, что тестирование автоматизированной системы гарантирует ее качество. На самом деле, это не так: тестирование позволяет лишь оценить уровень качества, но вовсе не является средством достижения необходимого качественного уровня.
• Опытная эксплуатация системы. При этом пользователи системы вводят и оперируют реальными данными, выполняются все необходимые операции, но при этом параллельно работа по учету и отчетности ведется и в прежней системе, будь то ручной документооборот или работа с электронными не автоматизированными таблицами. В процессе опытной эксплуатации системы пользователи должны сопоставлять получаемые данные в новой и старой системе учета, что позволяет также вовремя выявить возможные ошибки в работе системы и исправить их.
• Промышленная эксплуатация системы. Как правило, именно этот этап является для предприятия наиболее "болезненным", поскольку для персонала запуск новой системы неизбежно связан с повышенными нагрузками. Кроме того, именно на начальной фазе опытной эксплуатации системы наиболее вероятны неприятности - ошибки и неточности, не выявленные в ходе тестирования. На этом этапе программа работает в полную силу, с параллельным исправлением и отладкой выявленных ошибок.
Развертывание системы может происходить разными способами, в зависимости от решаемой задачи и количества пользователей. Общее правило - постараться минимизировать риски, связанные с использованием нового программного обеспечения. Для крупных внедрений, когда количество пользователей и охваченных подразделений достаточно велико, обычно практикуется пилотное внедрение, когда система развертывается на ограниченных участках. Пилотная стратегия имеет ряд достоинств: неудобства переходного периода максимально смягчаются, влияние возможных негативных последствий минимизируется, а нагрузка на рабочую группу не носит лавинообразного характера. Но при этом сам переходный процесс оказывается растянутым во времени.
Для относительно небольших внедрений может быть применен принцип "большого скачка" - все подразделения переводятся в режим промышленной эксплуатации одновременно. Но такой подход хорош только в случае относительно небольшого числа пользователей и подразделений, кроме того, пользователи должны быть достаточно хорошо подготовлены в части знания системы и своей роли в новой автоматизированной среде.
• Оценка результатов проекта. Это необходимо для того, чтобы убедиться в соответствии внедренной системы потребностям предприятия и тем целям и задачам, которые были сформулированы на начальных стадиях проекта. Работа, проделанная в ходе проекта, позволяет и руководителям, и специалистам предприятия по-новому взглянуть на процессы управления и, возможно, выявить направления дальнейшего совершенствования управленческих технологий, которые могут быть реализованы в будущем.
Как правило, оценку результатов проекта рекомендуется проводить в течение одного месяца после перевода системы в промышленную эксплуатацию.
Каждый этап включает несколько шагов, которые выполняются в определенной последовательности. При этом шаги могут выполняться как последовательно (когда следующий шаг выполняется только после завершения предыдущего), так и параллельно (когда два или более шагов выполняются одновременно).
Итак, подводя итог, можно сказать, что в результате внедрения автоматизированных систем возрастает качество, оперативность и достоверность документационного обеспечения управления. Оптимизируются потоки информации в бумажном и электронном виде, исключается риск утери документов. Разграничение доступа позволяет исключить возможность несанкционированного доступа к документам.
Источник:
http://www.sike.ru