У интеграторов длинные руки, или как автоматизировать документооборот по телефону

Реализация проекта, о котором мы расскажем, велась партнером ЭОС, компанией «КС-Консалтинг». Основной особенностью внедрения стала работа по «удаленной схеме», что позволило заказчику, среди прочего, сэкономить средства.
Начало проекта
Как рассказывает ведущий специалист отдела внедрения ООО «КС-Консалтинг» Анастасия Сергеева, до начала реализации проекта учет всех входящих документов в Администрации города Куйбышев осуществлялся традиционным образом в бумажных журналах регистрации.
Для того, чтобы идти в ногу со временем, в Администрации города Куйбышев было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор же в пользу СЭД «ДЕЛО», продукта компании ЭОС, был сделан заказчиком по нескольким причинам. Во-первых, указанная СЭД имеет очень большое распространение на территории России, и фактически уже является отраслевым стандартом для автоматизации документооборота, в особенности в госучреждениях.
Еще одной, если не главной, причиной сделать выбор в пользу СЭД «ДЕЛО» стало то, что в конфигурации «из коробки» система уже имеет все функции, необходимые для традиционного документооборота в государственных структурах, а также полностью соответствует ГОСТам отечественного делопроизводства.
Основными процессами, которые потребовали автоматизации, были регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. Отслеживание сроков исполнения контрольных документов, а также формирование реестров отправки корреспонденции.
Стартовал проект в середине января текущего года и был завершен в начале февраля.
«Фишка» проекта
Основной особенностью автоматизации документооборота при помощи СЭД «ДЕЛО» в Администрации Куйбышева стало то, что большая часть работ была проведена экспертами «КС-Консалтинг» по «удаленной схеме». В частности, дистанционно проводились информационное обследование и подготовка к настройке системы. Сбор информации осуществлялся по электронной почте и телефону.
В итоге, в проекте были задействованы всего два специалиста отдела внедрения компании «КС-Консалтинг». Учитывая специфику внедрения, подготовительный этап стал самым важным. Заключалась подготовка к внедрению в изучении специалистами «КС-Консалтинг» нормативных документов заказчика (инструкция по делопроизводству, сводная номенклатура дел, структура Администрации, а также список пользователей с перечнем основных должностных обязанностей каждого из них).
Плюсы и нюансы дистанционного внедрения
В «сухом остатке» к сложностям рассматриваемого дистанционного типа внедрения можно отнести только то, что сроки реализации проекта незначительно увеличились. А плюсов заказчик получил гораздо больше. Эксперты «КС-Консалтинг» говорят о том, что «удаленный» способ повлиял на стоимость проекта в сторону уменьшения. В первую очередь за счет экономии средств на командировочные расходы». Помимо экономии на командировочных расходах, в дальнейшем заказчик самостоятельно, силами обученного технолога СЭД, проведет опытную эксплуатацию и откорректирует, при необходимости, настройки системы и это также влияет на конечную стоимость проекта»,- говорит генеральный директор ООО «КС-Консалтинг» Андрей Балабанов.
Отмечая плюсы дистанционного внедрения, Андрей Балабанов говорит о том, что такой подход удобен для клиентов, не располагающих достаточным количеством свободного времени или не имеющих возможности отложить все свои дела и полностью погрузиться в процесс внедрения, а также для тех, кто не располагает достаточным бюджетом на реализацию внедрения.
При этом, генеральный директор ООО «КС-Консалтинг» указывает на то, что дистанционное внедрение не панацея для всех. «Предложение заказчику проекта по подобной схеме – всегда индивидуальное решение, принимаемое после оценки всех «за» и «против».
Итоги внедрения
По результатам первого этапа проекта автоматизировано несколько рабочих мест для Управления делами Администрации и секретаря приемной.
На данный момент в Администрации Куйбышева благодаря системе «ДЕЛО» осуществляется регистрация обращений граждан, входящих и исходящих документов, формируются почтовые реестры. СЭД «ДЕЛО» позволяет отслеживать сроки и состояние исполнения документов. Более того, система электронного документооборота значительно облегчила поиск документов и позволяет списывать электронные карточки в номенклатурные дела. Появилась возможность добавления в систему электронных документов, что важно для последующих этапов развития СЭД.
В перспективе, как только специалисты заказчика освоят на практике новый программный продукт, Администрация Куйбышева планирует дозакупку рабочих мест СЭД «ДЕЛО» для подключения к работе в системе всех начальников управлений. Таким образом, будет создано единое рабочее пространство всех подразделений муниципалитета.