Весеннее обострение

Традиционно весна – это период деловой активности. Разноформатные мероприятия – выставки, семинары, конгрессы, форумы и т.д. – сменяют друг друга практически ежедневно. Такой режим держит в напряжении организаторов, представителей площадок и, конечно, кейтеринговые компании. О специфике обслуживания бизнес-мероприятий мы спросили у руководителей ресторанов выездного питания.

Эксперты: Виктория Половникова, руководитель компании RBE Catering, Оксана Сергеева, директор ресторана выездного обслуживания «Калитники», Александр Бурьян, коммерческий директор ресторана выездного обслуживания ChanteCler


Как часто вы обслуживаете мероприятия делового формата?

А.Б.: Наши клиенты обращаются за проведением кофе-брейков для семинаров, презентаций, коктейльных мероприятий очень часто – это около 50% от общего объема заказов. Весной спрос увеличивается, летом падает.

В.П.: Протокольные и деловые мероприятия занимают треть общего объема заказов.

О.С.: Примерно 30% всех запросов – это именно запросы на обслуживание деловых мероприятий.

Сотрудничаете с event-агентствами в рамках такого запроса?

О.С.: Безусловно, сотрудничаем. Хотя, признаюсь, чаще мы выигрываем тендеры по обслуживанию деловых мероприятий, которые проводят компании-заказчики напрямую. Это обусловлено обычно ограниченностью бюджетов.

А.Б.: Мы плотно с ними сотрудничаем. Как правило, к услугам агентств прибегают крупные компании.

В.П.: Действительно, часть запросов на проведение деловых мероприятий приходят как раз от ивент-агентств, которые предлагают комплекс услуг: подбор площадки (если это мероприятие не на территории заказчика), звуковое сопровождение, услуги переводчиков-синхронистов, печатную продукцию, а также кейтеринг. Тут важно быть на одной волне с ивент-агентством, чтобы не разбивать концепцию мероприятия. Конечно, агентство должно слышать заказчика и правильно донести до нас его потребности. Если все сделано грамотно, меню согласовывается практически с первого раза и во время мероприятия не происходит накладок.

На каких площадках обычно проводятся деловые мероприятия?

В.П.: Все зависит от формата. Если мероприятие проходит в рамках одной взятой компании, то может быть достаточно ланча, ужина или кофе брейка в переговорной комнате. Если это крупное событие – семинар или конференция, то площадка подбирается под количество человек и общую концепцию – например, конференц-зал или выставочные площади. Все зависит от потребностей заказчика.

О.С.: Как правило, это специализированные площадки вроде конференц-залов или площадки похожего типа – кинотеатры, театры и т.п.

А.Б.: Все верно: в офисах компаний-организаторов, конференц-залах, выставочных и конгресс-центрах, а также в галереях и исторически значимых площадках.

Деловые мероприятия на открытом воздухе востребованы?

А.Б.: Мероприятия в формате open space достаточно интересны, ведь участники могут сами задавать ему тон. Но это плохо вяжется с концепцией делового события – наша компания ни разу не проводила фуршет или кофе-брейк на открытом воздухе.

В.П.: Думаю, мероприятия в данном формате возможны. Но так как погода в России непредсказуема и теплый сезон короток, кейтерингу необходимо запастись тентовыми конструкциями, тепловыми пушками, мебелью для рассадки гостей и пр. Как правило, эти расходы превышают стоимость аренды хорошего зала в Москве.

О.С.: В нашей практике очень мало деловых мероприятий, которые проводятся на открытых площадках. Если у компании есть такая потребность, она сотрудничает с гостиничными комплексами, что исключает участие кейтеринга.

Каковы основные отличия деловых мероприятий от прочих?

А.Б.: Деловые мероприятия могут растянуться на целый день: соответственно, надо организовать кофе-брейк, второй кофе-брейк или ланч и, вероятно, фуршет или банкет. Нужно соблюдать жесткий регламент, быстро и тихо сервировать – и это в помещениях, которые зачастую не приспособлены под кейтеринг.

В.П.: Пожалуй, есть отличие во времени заезда – порой мероприятие начинается после обеда, а заехать необходимо к семи утра. Бывают строгие критерии отбора официантов вплоть до роста и веса – в таком случае мы предоставляем фото сотрудников из нашей базы. Часто требуются англоговорящие официанты.

Что обычно входит в меню?

О.С.: В кофе-брейки – горячие напитки и разнообразная выпечка, сэндвичи, фрукты. Ланч включает небольшой выбор горячих закусок, порционные салаты (например, в бокалах) и легкий десерт.

А.Б.: У нас есть стандартная матрица меню делового мероприятия. На кофе-брейк – легкие сэндвичи, ароматная выпечка, мини-десерты. На 3-й кофе-брейк или ланч – 2-4 мини-закуски на персону и десерты. На фуршет – от 5 до 10 мини-закусок на персону. Чай, вода и кофе обязательны. Конечно, клиент может заказать что-то, выходя за рамки стандартов.

В.П.: Все зависит от формата и уровня мероприятия, его длительности, национальности гостей. Если это тренинг для персонала, то предлагаются кофе-брейки с неизменными сэндвичами, выпечкой, свежезаваренным кофе и ароматным чаем. Если это конференция на целый день с гостями из регионов, то кофе-брейки дополняет ланч с холодными и горячим закусками, салатами, теплыми булочками, напитками. Встреча партнеров или руководства из-за рубежа, как правило, сопровождается обедом или ужином, где большое внимание уделяется качеству обслуживания и изысканности подаваемых блюд. При этом меню составляется строго индивидуально под каждое мероприятие.

Можно ли сделать меню делового мероприятия оригинальным?

А.Б.: Когда у делового мероприятия есть определенная тематика, это приятная почва для экспериментов. Можно оформить фуршетные столы в определенном анимационном стиле, разработать оригинальное меню, предложить авторские коктейли, смузи. Например, мы можем оформить фуршетные линии в духе лаборатории: оригинально подать еду в пробирках, колбах и шприцах, или обыграть стиль казино, пляжную тематику. Подобный ход удивляет гостей, позволяет им «переключиться», отдохнуть от серьезной информации.

О.С.: А мне кажется, что оригинального меню на таких мероприятиях не ждут, но включение нескольких нестандартно и ярко оформленных блюд, конечно, внесет изюминку в мероприятие.

Учитывая строгий формат мероприятия, существует ли проблема декора столов?

В.П.: Мы предлагаем своим клиентам несколько вариантов оформления столов, из которых они выбирают наиболее подходящий. Тут допустимы цветочные композиции, карвинг или декор из карамели.

А.Б.: Нет проблемы! Мы можем предложить как классические фуршетные юбки, так и более трендовые варианты – например, стеклянные столы, столы из дерева – которые будут смотреться лаконично и современно.

О.С.: Для таких мероприятий чаще всего используется белый классический текстиль или мебель, не требующая текстиля.

Часто необходимо обслужить большое количество человек в короткий срок – существует механизм, способный оптимизировать процесс?

О.С.: Как и на других мероприятиях, персонал кейтеринга закреплен за своим участком (сектором) и выполняет четко поставленную задачу. Также необходимо правильно рассчитать и расставить мебель, за которой можно поесть и где оставить грязную посуду.

В.П.: Никакого особого механизма нет. Необходимо знать регламент мероприятия, иметь достаточное количество персонала, правильно распределить фуршетные зоны и персонал на них.

Обращается ли заказчик мероприятия с просьбой оказать дополнительную услугу?

В.П.: На мероприятии мы с заказчиком работаем как одна команда, поэтому бывают и дополнительные поручения, и дополнительные услуги.

О.С.: Дополнительные поручения редко выходят за рамки работы кейтеринга. Часто заказывают ланч-боксы с едой для организаторов, технического персонала и т.д.

А.Б.: Периодически по желанию заказчика мы предоставляем доставку. Мы проработали специальное меню для ланч-боксов и упаковку для выездных обедов.


Как правильно заказать кейтеринг на деловое мероприятие – на что обратить особое внимание?

А.Б.: Нужно понимать, что является целью мероприятия, необходим регламент. Но даже если клиент впервые проводит деловое мероприятие и не знает тонкостей, наш менеджер подскажет и посоветует, на что следует обратить внимание. Не стоит рассматривать деловой формат как отдельное сложное направление в кейтеринге. Здесь действуют такие же высокие требования к меню, подаче, персоналу.

В.П.: На самом деле, схема заказа делового мероприятия мало чем отличается от схемы заказа любого другого мероприятия. Особое внимание, на мой взгляд, следует уделить репутации компании-подрядчика, рекомендациям. Можно провести дегустацию блюд, чтобы оценить вкусовые качества блюд и общий уровень обслуживания.

О.С.: Самое главное – это опыт, который имеется у кейтеринговой компании.

Благодарим CateringConsulting.ru за помощь в подготовке материала.



Автор: Horeca-magazine № 4 (50) апрель 2013