Мониторинг рабочего времени CrocoTime: оптимальная загрузка сотрудников

Проблема справедливой загрузки сотрудников волнует и руководителей, и работников. Первые стремятся получить максимум эффекта от оплаченного ими рабочего времени, а вторые хотят иметь возможность показать работодателям, когда перегружены.

Оценка загруженности – дело сложное, требует времени, терпения и тщательного контроля рабочего времени. При этом слишком строгий контроль сотрудников может привести к недовольству коллектива. И это меньшее из зол, проблема мониторинга рабочего времени гораздо сложнее.

Три проблемы, общее решение

1.    Загрузка сотрудников по дням недели и числам месяца неравномерна. За счет цикличности экономических процессов, в один момент у работника может появляться чуть больше свободного времени, а в другой – работа потребует от него пожертвовать обеденным перерывом или задержаться после трудового дня.

Вывод? У сотрудника должно быть дополнительное время, для того чтобы выполнять свою работу в дни пиковых нагрузок. Если лимит – пиковая нагрузка, то в другие дни у сотрудника появляется свободное время, которое он может использовать для своих личных целей. Цель мониторинга рабочего времени в этом случае – обозначить дни пиковых нагрузок, показать руководителю достоверную картину работы сотрудника и помочь правильно распределить проценты «условно свободного времени» и рабочего.

 

2.    Необходимость резервирования времени во время болезни или отпуска кого-то из сотрудников. Если кто-то из сотрудников «выпадает» из рабочего процесса, его обязанности должен кто-то выполнять. Это означает, что в организации априори должен быть менее загруженный сотрудник (для подмены заболевшего или отпускника), либо большее количество персонала одинаково загруженного не на все рабочее время. В противном случае в работе организации возникнет «белое пятно» во время отсутствия 100% эффективного сотрудника, загруженного на 100%.

Мониторинг рабочего времени в этом случае необходим, чтобы определить какое количество сотрудников и их времени необходимо для подмены того или иного сотрудника. Чем чревата стопроцентная загрузка персонала?

3.    Изменения экономических и физических показателей работы компании (например, их рост) вызывают изменения количества работы сотрудников, если их загрузка 100%, то получается, они не могут реагировать на приросты количества работы и не выполняют работу, которая необходима для развития организации.

Здесь мониторинг рабочего времени покажет чрезмерную загрузку работников и позволит вовремя принять решение о расширении штата.

Как проводить мониторинг рабочего времени?

Как же проводить мониторинг рабочего времени, следить за загруженностью сотрудников? Как рассчитывать необходимые проценты и придерживаться их оптимального значения? Идеальным помощником руководителя станет система мониторинга рабочего времени сотрудников за ПК. Она не только сэкономит время одного или нескольких работников, которые будут заниматься расчетами загрузки сотрудников. Система позволит повысить трудовую дисциплину, отмечая прогулы, опоздания и ранние уходы с работы. Программа мониторинга рабочего времени сможет оперативно оповещать руководителя (отправлять письма на e-mail) о нарушениях: чрезмерном увлечении работников соцсетями, youtube или онлайн-играми.

Выводы

Согласно многочисленным исследованиям, рабочий показатель недозагрузки среднего работника колеблется от 12% до 30% его рабочего времени. Этот показатель зависит от особенностей компании, характера работы, корпоративно культуры. Каждая организация рассчитывает загрузку сотрудников индивидуально. Чтобы облегчить и упростить этот процесс, минимизировать возможные ошибки, мы и разработали программу мониторинга рабочего времени CrocoTime.