Реестр платежей по заявкам на оплату

В период экономического спада условия поставок от предприятий ужесточаются: минимизируя риски, компании предпочитают работать по предоплате. Поэтому дефицит живых денежных средств - становится основной проблемой, которую приходится решать предприятию, чтобы в кризисной реальности обеспечить свою ликвидность и платежеспособность. Контроль над движением денежных средств – основная задача, которая стоит перед финансовой службой любого предприятия.
Механизмом, позволяющим контролировать ликвидность компании и максимально продуктивно использовать денежные средства, является реестр платежей.
Реестры платежей являются важным инструментом корректировки планов расходования, поскольку позволяют привести в соответствие объем платежей, запланированных на текущий день, с фактическим объемом денежных средств, доступных к расходованию в организации. При достаточном объеме денежных средств запланированные на текущий день платежи включаются в реестр в полном составе. Однако зачастую возникают ситуации, когда план поступления денежных средств исполняется частично, что приводит к недостатку денег для оплаты запланированных платежей. В этом случае состав реестра платежей на текущий день определяется исходя из степени важности каждого запланированного платежа. Платежи, не попавшие в реестр, отменяются или переносятся на новый срок для дальнейшей оплаты.
При построении системы денежных платежей компании следует выделить два направления работы. Первое — формирование и согласование заявок ответственными службами. Второе — включение согласованных заявок в реестр платежей и заполнение очередности для регулирования платежей на предприятии.
При дефиците «живых» денег особо важна четкая работа предприятия по согласованию плана платежей на всех уровнях управления и грамотная, продуманная расстановка приоритетов.
Для поддержки оперативного управления денежными потоками нашей компанией автоматизированы соответствующие бизнес-процессы. Установленное программное обеспечение на предприятии позволяет:
• создать лимит и распределить денежные средства в разрезе статьи по ответственным подразделениям;
• создать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату, платежные поручения);
• формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, бюджетов движения денежных средств;
• реализовать поддержку процедур согласования и контроля очередности платежей.
• разграничить права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании.
Реестр платежей в системе - это интерактивный инструмент, при помощи которого возможно опертивно управлять платежами на предприятии.
Форма реестра платежей состоит из следующих областей и дает возможность:
• Установить период формирование платежей;
• Выбрать вид платежа. В системе можно сформировать платежи двух видов:
o К оплате – осуществлять поиск по документам, приготовленных к оплате;
o Оплаченные – осуществлять поиск по оплаченным документам.
• Загружать платежи, приготовленные к оплате, на дату указанную в фильтре.
• Обновлять информацию по произведенным платежам и оперативно отражать в сформированном реестре;
• Устанавливать очередность платежей и формировать отчеты для финансовых служб, производящих платежи.
На предприятии реализация проекта «Реестр платежей» поможет группе по финансовым операциям более грамотно и быстро формировать реестры платежей исходя из приоритета той или иной статьи затрат, степени задолженности того или иного контрагента и истории взаимоотношений с ним.
В заключении хотелось бы выделить основные задачи, которые позволит решить реестр платежей:
• Не допускать расходования средств свыше утвержденных сумм. Даже если денег у компании много, это не значит, что их можно расходовать бездумно. Траты допустимы только в рамках принятых бюджетов. Непредвиденные ситуации, требующие выйти за рамки бюджета, являются, скорее, исключениями из общего правила.
• Управлять ликвидностью компании. Одним из основных критериев правильности управленческих решений, принимаемых в финансовой сфере, является положительность совокупного потока ДС в любой момент времени.
• Предоставлять достоверную информацию в on-line режиме. Финансовую информацию важно получать оперативно. Позволяет своевременно обновлять информацию для получения достоверных данных.
• Обеспечить надлежащее соблюдение процедур очередности платежей.
• Максимально исключить человеческий фактор.