Учет использования рабочего времени: плюсы и минусы

Рынок систем контроля сотрудников предлагает множество вариантов: от видеонаблюдения и электронной регистрации прихода и ухода до ежедневных отчетов и автоматического учета рабочего времени. Все руководители осознают одно, что учет использования рабочего времени крайне необходим. Какие плюсы и минусы есть в учете рабочего времени?

Плюсы

1. Мотивация
Сторонники учета использования рабочего времени в качестве главного аргумента приводят Хоторнский эксперимент, проведенный в начале ХХ века в США и показавший, что сам факт контроля мотивирует сотрудников работать лучше и более ответственно относиться к своим обязанностям.

2. Оптимизация
Автоматический учет использования рабочего времени показывает, какими программами и сайтами пользуется сотрудник, разделяя их на продуктивные и непродуктивные, а также подсчитывая, сколько времени уделено программе или сайту. Сотруднику такие знания помогут обнаружить свои «слабые места», понять, куда уходит время. Руководству же эта информация поможет избежать дублирования функций, решить, какие задания дать сотруднику, спланировать работу компании наилучшим образом. Учет использования рабочего времени делает прозрачной деятельность сотрудников и помогает ее оптимизировать.

3. Оценка
Учет использования рабочего времени позволяет руководству видеть, в каком объеме сотрудник справляется с поставленными задачами. Эти данные значительно облегчают решение вопросов о награждении сотрудников, выплате премий, применении штрафов и других санкций.

4. Отчетность
Некоторые автоматизированные системы для учета использования рабочего времени предоставляют подробную статистику работы не только сотрудника, но и отдела в целом, учитывают документы, с которыми велась работа. Руководитель может включить эту информацию в отчетность организации, сэкономив время на ее подготовку.

Слабые стороны

Однако, кроме достоинств, учет использования рабочего времени имеет и недостатки:
1. Стресс
Закон Йеркса-Додсона, известный также как закон оптимума мотивации, говорит о том, что избыточная мотивация снижает эффективность деятельности. Зная, что работа оценивается, и желая показать себя с лучшей стороны, сотрудники могут стать более тревожными и невнимательными, начать допускать ошибки.
2. Трата времени
Ряд методов учета использования рабочего времени требуют заполнения ежедневных или еженедельных отчетов о времени выполнения работы, ответов на вопросы о видах активности в течение рабочего дня. Эти действия отнимают у сотрудников часы, которые они могли бы потратить более эффективно.
3. Ограниченность объема данных
Системы, анализирующие сайты и программы, на которые уходит время сотрудников, работают с немалыми массивами информации. По данным компании-разработчика сетевых систем «Инфомаксимум», максимальный объем данных, который могут предоставить многие такие системы, – статистика деятельности 50 сотрудников за один месяц. Это ограничение делает невозможным использование автоматизированного учета использования рабочего времени в крупных организациях.

Таким образом, оптимальным способом контроля сотрудников, позволяющим сделать их работу более продуктивной, является, в первую очередь, автоматический учет рабочего времени.