Мониторинг времени: или как быть эффективным в многозадачной среде

Когда человек в течение дня занят одной задачей, ему гораздо проще наладить свой режим труда и отдыха, а так же проводить мониторинг времени. Однако, большинство людей в современном мире существует в условиях многозадачности, а современные технологии, которые, казалось бы, призваны упрощать работу и жизнь, делают режим многозадачности круглосуточным. В таких условиях мониторинг времени становится осуществлять труднее. Хотя сегодня есть автоматизированные системы мониторинга времени, которые облегчают задачу как индивидуального тайм-менеджмента, так и корпоративного. Но уменьшить количество отвлечений и «сбоев» в собственной работе помогут еще несколько рекомендаций:
Начинайте работу с самого трудного. Для многих успешных людей единственный способ выполнить важные и сложные задачи — это заняться этими делами с самого раннего утра, пока не беспокоят телефоны, почта и другие средства связи. Проводить мониторинг времени проще, когда у вас было время в начале дня собраться с мыслями, спокойно обдумать важные задачи и сделать самое сложное без отвлечений.
Разбивайте большую задачу на подзадачи. Есть большие задачи, которые одним своим масштабом ставят в тупик, так что непонятно, с какого конца за нее браться. Разбейте крупный проект на подзадачи. Чтобы не нарушить дедлайт ведите мониторинг времени и отслеживайте, за какой срок выполняется каждый этап. Четкие сроки и индивидуальные цели для каждой подзадачи помогут выполнить проект в срок и сохранить стабильную мотивацию.
Полностью концентрируйтесь. Пытаться одновременно выполнять сразу несколько дел: проверять почту и слушать коллег, значит снижать собственную продуктивность. Хотя на первый взгляд может показаться, что так вы выполните гораздо больше дел. Любое дело можно выполнить быстрее и качественнее, если при этом не отвлекаться на другие задачи и вести четкий мониторинг времени.
Умейте откладывать дело. Особенно это касается электронных сообщений. Сначала выделите время (1-1,5 часа) на решение запланированных задач, а потом приступайте к разбору почты. Такая стратегия поможет начальнику показать, что он не готов моментально отвечать на любое сообщение и не ожидает этого от сотрудников.
Ведите записи. Многие эксперты в области тайм-менеджмента, планирования и мониторинга времени рекомендуют записывать идеи, которые пришли неожиданно, но представляют ценность. Не стоит слишком надеяться на собственную память, как говорится, даже тупой карандаш лучше самой острой памяти.
Делайте перерывы. В погоне за высокой продуктивностью, человек забывает об отдыхе и смене деятельности. Чтобы появились промежутки времени «на себя», четко планируйте свою работу и жизнь. Устраивайте перерывы каждые два часа работы, и тогда рост продуктивности не заставит себя ждать. Мониторинг времени не позволит вам пропустить очередной перерыв, тем самым поддерживая вашу эффективность.
Лучше не откладывать те задачи, решение которых займет не более пяти минут. Выполнив их сразу, вы не накопите мелкие задачи как снежный ком, и тем более не забудьте их выполнить. 5-7 минутные перерывы каждые 2 часа работы поддержат вашу продуктивность в течение дня, но не увлекайтесь, и не затягивайте отдых, а то потом будет достаточно сложно опять вернуться к работу.
Четкое планирование, разбивка проекта на этапы, мониторинг времени, постоянное отслеживание промежуточных результатов — все это упростит работу над большой задачей, а так же поможет спрогнозировать развитие событий и планомерно продвигаться к цели.