Информационные технологии на службе управления персоналом

Сегодня все большую популярность среди HR-специалистов и менеджмента набирает специализированное программное обеспечение, призванное облегчить жизнь профессионалов в сфере работы с человеческими ресурсами. Вкупе с традиционными методами использование подобного ПО позволяет решить множество задач. Аналитический центр компании Falcongaze, которая является разработчиком системы SecureTower, используемой для обеспечения информационной безопасности и контроля деятельности персонала на рабочих местах, собирает и анализирует данные, полученные на основе опыта, которым делятся пользователи SecureTower.
Что дают такие системы?
Задачи, связанные с управлением персоналом и решаемые при помощи специализированного ПО, можно условно разделить на несколько групп.
1. Оценка климата в коллективе
То, что здоровая атмосфера в коллективе имеет значение, объяснять не стоит. Сегодня программные продукты для контроля деятельности персонала широко применяются HR-специалистами для мониторинга социально-психологического климата, наблюдения за новичками (отслеживания того, как новый сотрудник «вливается» в коллектив), выявления сотрудников, занятых поиском новой работы. При этом не стоит воспринимать системы контроля персонала как карательный инструмент, который поможет сработать на опережение и уволить таких сотрудников до того, как они сами покинут корабль. В действительности в большинстве случаев сегодня своевременное определение сотрудников, скрывающих свое недовольство и желающих по какой-то причине сменить место работы, не раз содействовало сохранению ценных специалистов в штате, после разговора с которыми выявлялись и устранялись недочеты в системе управления и мотивации.
Сюда же можно отнести решение таких организационных вопросов, как выявление регулярно опаздывающих и по собственной инициативе сокращающих свой рабочий день. Для всего этого существует широкий спектр средств: начиная с интерактивных диаграмм, отображающих время начала и окончания работы за компьютером в течение дня, и заканчивая инструментом анализа взаимосвязей персонала.
2. Обезвреживание бомбы замедленного действия
Помимо оценки атмосферы в коллективе в целом, не стоит забывать и о мониторинге эмоционального состояния каждого сотрудника в частности. Психологический портрет, полученный при помощи специализированного ПО, позволяет выявить отклонения от норм, которые проявляются в повседневном поведении того или иного работника и которые важно обнаружить своевременно, чтобы принять меры до того, как станет слишком поздно.
Информация о посещаемых сотрудниками сайтах, которую позволяют получить системы мониторинга персонала, может указывать на заинтересованность отдельных работников в противозаконных действиях, принадлежность к радикальным группировкам или наркотическую зависимость.
3. Выявление нелояльных сотрудников
В ситуации экономической нестабильности важно не только удержать ценных специалистов, но и выявить тех, кто своими действиями подрывает благополучие компании. Речь идет об инсайдерах, имеющих доступ к ценной коммерческой информации, склонных использовать ее в собственных целях – например, предать огласке из чувства мести к действующему работодателю или же продать конкурентам. Здесь же можно упомянуть и промышленный шпионаж, когда сотрудники всеми способами пытаются получить нужную информацию у осведомленных коллег, чтобы передать ее во «вражеский лагерь». Системы контроля персонала, благодаря настроенным правилам безопасности, срабатывающим при передаче конфиденциальных сведений по почте, в мессенджерах, копировании их на внешние носители и т.д., позволяют своевременно выявить и расследовать инцидент, что называется, по горячим следам, и даже предотвратить его.
4. Контроль рабочего времени
То, как сотрудники используют рабочее время, интересует не только специалистов HR, но и непосредственных руководителей. В данном случае речь идет не об опозданиях и несоблюдении режима рабочего дня, а о прямом использовании оплачиваемого работодателем времени. Является ли оно целевым, по назначению ли персонал использует ресурсы локальной сети и интернета – для этого в современных программных продуктах для мониторинга деятельности персонала реализованы инструменты, позволяющие точно определить, в каких приложениях работал сотрудник (причем именно работал, а не запустил приложение и свернул окно), какие сайты посещал и сколько времени провел на каждом из них, сколько отправил писем, как часто общался в мессенджерах, сколько простаивал его компьютер и многое другое. При этом можно дать объективную оценку: понятно, что каждому сотруднику требуются перерывы, время на переключение активности, чтобы потом с новыми силами приступить к выполнению своих задач, – программное обеспечение, наподобие SecureTower, позволяет выявить работников, именно злоупотребляющих таким драгоценным ресурсом, как время. Если просмотр видео с котиками на известном видеоканале растянулся на 2 часа, а обсуждение новой губной помады с коллегой из соседнего отдела вылилось в 700 сообщений в Skype, то с этим нужно что-то делать.
5. Объективная оценка работы и оптимизация бизнес-процессов
Любой руководитель в любой момент может в виде детального отчета получить исчерпывающую информацию о том, чем были заняты его подчиненные в тот или иной день или час. Отчеты наполнены интерактивными таблицами, графиками и диаграммами, позволяющими, например, перейти напрямую к содержимому письма, отправленного специалистом компании заказчику и вызвавшего какие-либо нарекания. Кроме того, системы контроля сотрудников позволяют выявить занят ли каждый своим делом, грамотно ли распределяются обязанности между специалистами и отделами, и таким образом наладить рабочие процессы.
Современное программное обеспечение для контроля деятельности персонала на рабочих местах получает все большую популярность в российских частных компаниях и государственных учреждениях, охватывающих множество сфер деятельности: начиная с финансового сектора, логистических предприятий, представителей нефтегазовой промышленности и заканчивая сферой здравоохранения. Особенно заметной актуальность использования таких инструментов стала в кризис.