Электронный документооборот для работодателей

Преимущества предоставления отчетности в электронном виде очевидны. И более 80 процентов плательщиков страховых взносов, т.е. работодателей и индивидуальных предпринимателей, передающих сведения о своих работниках – СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, перешли на электронное взаимодействие с Отделением ПФР по г. Москве и Московской области.

При желании любой страхователь, независимо от численности работников, может сдавать отчетность в ПФР в электронном виде с электронной подписью (ЭП). Отчетность можно сдавать в электронном виде с ЭП лично либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Важно, что если отчетность представлена в электронном виде с ЭП, то обязанность представления отчетности на бумажном носителе отсутствует. При представлении отчетности по ТКС необходимо:

сформировать файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату;
проверить правильность подготовки отчетности проверочными программами ПФР, которые можно бесплатно скачать в разделе "Бесплатные программы, формы и протоколы". При выявлении проверочными программами ошибок в отчетности - исправить их;
проверить файлы антивирусной программой и подписать каждый файл отчета ЭП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов (подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью); • отправить в зашифрованном виде в территориальный орган ПФР.
После отправки отчетности по ТКС страхователь получит из территориального органа ПФР квитанцию-подтверждение о доставке сведений.

После проверки отчетности проверочными программами ПФР страхователь получает в зашифрованном виде протокол проверки отчетности, подписанный ЭП территориального органа ПФР. Страхователь направляет в территориальный орган ПФР квитанцию о доставке протокола проверки отчетности, подписанную своей ЭП, что является подтверждением получения протокола. Протокол проверки отчетности сохраняется в архиве.

Если страхователь не получил от территориального органа ПФР квитанцию о доставке сведений или протокол проверки отчетности, он заявляет своему провайдеру о данном факте.

В соответствии с технологией электронного документооборота ПФР если страхователь не получил от территориального органа ПФР в установленное время квитанцию о доставке сведений или протокол проверки отчетности, он заявляет территориальному органу ПФР о данном факте, выясняет причину отсутствия квитанции (протокола проверки отчетности) и при необходимости повторяет процедуру представления сведений.

В случае возникновения технических сбоев на стороне территориального органа ПФР страхователь через своего провайдера получит сообщение об ошибке.

При обнаружении в представленных сведениях ошибок и (или) их несоответствия индивидуальным сведениям, имеющимся у ПФР, а также несоответствия их формам и форматам, установленным ПФР, страхователю вручается уведомление об устранении в течение 5 рабочих дней имеющихся ошибок и несоответствий (с протоколом проверки отчетности).

Страхователь в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления территориального органа ПФР о представлении соответствующих исправлений представляет в территориальный орган ПФР уточненные сведения.

В помощь страхователям в разделе "Электронные сервисы" на сайте ПФР размещены бесплатные проверочные программы и программы для подготовки отчетности по страховым взносам и по персонифицированному учету в электронной форме.