Цифровая бюрократия или все работает «как часы»
В статье коротко и на конкретных примерах я расскажу о методике реализации проекта "Цифровой контроль"
Цифровая бюрократия или все работает «как часы»
Наверное, каждый руководитель компании не раз задумывался о том, как сделать так, чтобы все в компании работало по заданному алгоритму, а из текучки отвлекала только необходимость участия в нестандартных ситуациях и вопросах. А еще желательно, знать, как большинство этих нестандартных ситуаций решили руководители отделов, которым делегировано такое право.
Доступные на сегодня технологи, легко интегрируются между собой и позволяют организовать цифровой контроль работы компании практически без ограничений. Сфера бизнеса не имеет значения. Торговля, производство, услуги, бюджетный сектор. Бюджетникам уделено особое внимание. Любая бюджетная организация - это большая бюрократическая машина. Отслеживание согласований всех уровней – это отдельная работа. При постоянном давлении «сверху» - система медленно, но все же идет к цифровому контролю исполнения регламентов и сроков.
Переоценить пользу такой системы сложно. Хотя, безусловно, погружать в сложноорганизованный цифровой протокол совсем небольшую компанию составом 5-10 человек, проникнутую одной идеей и/или задачей - не стоит. Затраченные средства не принесут столь ощутимых результатов.
Профессиональный путь от рядового бухгалтера до финансового директора и управляющего компанией позволяет оценивать вопросы управления и автоматизации с разных сторон. Учитывать сложности и задачи всех звеньев организационной цепи. Реализуя проекты в разных сферах, я пришел к неким общим критериям организации рабочего процесса о которых в данной статье планирую рассказать.
Последние 5 лет принимаю непосредственное участие в управлении группой компаний медицинского профиля. Компания консолидирует в себе передовые дентальные технологии и предлагает рынку своего профиля комплексное решение.
Поставка оборудования, программного обеспечения, расходных материалов, обучение, производство готовых изделий и полуфабрикатов.
Задача интересная с точки зрения уровня сложности. В то же время медицинский профиль накладывает свойственный ему отпечаток. Пристальный контроль со стороны надзорных органов и ответственность, не ограниченная административными мерами.
На примере решения некоторых задач компании расскажу, как по моему мнению организовать управленческий учет. Не очень люблю это название, т.к оно не отображает реальной ценности.
Название Управленческий учет – имеет мало общего с узким понятием «учет». Это множество процессов в компании подчиненных достижению цели.
В первую очередь это система регистрации информации и контроля процессов в компании. Принципы регистрации любой информации определяет желаемый алгоритм работы компании. Ключевым является расстановка точек контроля.
Это самое сложное. Точки контроля должны позволять моментально оценивать ситуацию, корректность отображения информации или получение отчета по заданным параметрам.
Информации по теме «Управленческий учет», «Цифровые решения» на просторах интернета достаточно много. Но большинство очень скользко описывает, как это делать. Особенно «интересно» погружаться в расчеты непонятных показателей со сложной аппроксимацией на свои проблемы и задачи.
Рынок предлагает множество различный систем учета и ERP. Для учета это: SAP, 1С, Парус, БЭСТ, РС Баланс и куча других. В ERP системах все еще сложнее с учетом того, что сама оценка пригодности гораздо сложнее. Битрикс, 1С ERP, Галактика.
Мировые бренды: ABAS Software,
CDC Software, Consona Corporation, Epicor Software Corporation, Microsoft, NetSuite, Oracle, QAD Inc, SAP SE и ряд других.
На что ориентируемся при выборе:
Соответствие базовой конфигурации нашим задачам
Многие компании разработчики уже адаптировали свои продукты к различным сферам бизнеса. Вначале лучше рассмотреть готовые решения. Вы еще можете не подозревать, что вам еще понадобится, а разработчик это учел.
Доступность и насыщенность рынка разработчиков данной системы
Если рынок ограничен несколькими, а еще хуже одной компанией, имеющей возможность адаптировать систему под ваши особенности, то это грозит большими затратами. Бизнес таких компаний зачатую ориентирован на сбор денег за поддержку и адаптацию под задачи клиента. Стоимость разработки или консультации доходит до 100 евро за час.
Поддержка при внедрении
Программа может быть бесплатной или со сломанной защитой. Но! кто вас будет обучать, разрабатывать, адаптировать, исправлять ошибки?
Для крупных компаний вариант без поддержки не рассматриваем.
Цена продукта
Как пример, SAP - серьезная программа с большими возможностями, решает задачи крупной разнопрофильной компании. Но цена говорит о неразумности приобретения такого ПО для небольшой, пусть даже очень прибыльной компании.
Цена поддержки
Допустим то же SAP со сломанным ключем мы нашли. Обновления не требуются, но цена доработки, адаптации или обучения нивелирует экономию.
Примеры с чего лучше начать.
Начинаем работу - с регистрации информации которая в дальнейшем может стать условиями сделки.
Создаем систему, которая позволяет отслеживать и фиксировать все коммерческие предложения нашим клиентам. А также, ограничиваем наших сотрудников от необдуманных предложений клиентам.
Учитываем, что при средней, неплохой рентабельности продаж в 30%, предоставленная клиенту скидка 10% будет экономически оправдана только при удвоении объема продаж.
Иерархия отдела продаж должна быть прямо отображена в цифровом протоколе согласования условий и цены.
Согласование условий договора
По возможности - это всегда наша форма договора.
Разрабатываем электронные поля договора в системе таким образом, чтобы все его условия были управляемыми полями с возможностью ограничений и отбора по ним.
Вся история переговоров, визитов, предложений, контактов сохраняется привязанной не посредственно к карточке клиента.
Мы задаем поля для заполнения информации о клиенте таким образом, что б его дальнейшая обработка и развитие могло иметь целевой характер.
Пример: отобрать всех клиентов в Юго-Западном районе Москвы у которых в клинике есть хирургический кабинет.
Ограничения исполнителя.
Помним, что цифра имеет неоспоримое преимущество перед человеком - ее нельзя уговорить сделать то, или иное действие, если действие не соответствует заданному регламенту.
Одна из важнейших составляющих автоматизации процессов это их унификация, стандартизация и возможность ограничения пользователей. Подразумеваем техническую возможность отступления от заданных стандартов.
Система полностью регламентирована таким образом, что следующее действие не возможно при некорректном выполнении предшествующего.
Если вы хотите ускорить внедрение, то настраивайте систему так, что бы она выдавала подсказки при неправильных действиях исполнителя.
Пример ограничений:
Нет возможности править договор без согласования в системе;
Нет возможности править цены без утверждения старшего по должности сотрудника;
Нет возможности редактировать документы в системе после распечатки;
Нет возможности активировать клиента без внесения полной информации по нему и т.д.
Любая система, если она живая постоянно рождает случае при которых нужно отклонится от существующих правил.
Для решения нестандартных ситуаций разделяем полномочия по несению исключений.
Такой подход позволяет разграничить ответственность за принятие решений и определить те отклонения о которых хотели бы знать вы.
С этого мы начали - нас мало интересуют стандартно протекающие процессы, мы отбираем только те признаки отклонений, которые считаем достойными нашего внимания.
Отгрузка продукции
Цены утверждены или загружены из шаблона, сроки оплаты согласованы, НО включается «вечно недовольная» бухгалтерия. Начинает рассказывать про какие-то признаки осмотрительности, учредительные документы, оригиналы соглашений и т.д. «Обожженные» на этом - прекрасно знают цену этим вопросам.
Настраиваем систему, так, чтобы была возможность контролировать этот процесс и определяем полномочия сотрудников при исключениях.
Номенклатура
Что проще. Но, как сказал выше, ответственность в торговле медицинскими изделиями не ограничивается административной ответственностью.
Регистрационные удостоверения, сроки годности, описание и состав все должно быть заполнено в номенклатурной карточке. Решение оперативного отслеживания – Штрих-код.
Уже при поступления товара на склад система может автоматически формировать штрих-код с подробной информацией о партии и товаре. Соответственно количеству поступившего товара, это мы видим из самого документа «Поступление товара» и распечатывается необходимое количество наклеек с описанием.
Информация в заказе.
Заказ – это отправная точка любой торговой сделки.
В заказе должна максимально отображаться информация о доставке, сроках, контактах и т.п
В процессе отгрузки мы не должны полагаться на решение оператора есть или нет долг за прошлые отгрузки. Система должна ограничивать отгрузку при наличии отклонений от заданных условий договора.
В ограничение отгрузки, можно заложить любые параметры без которые руководство компании считает, что товар лучше не отгружать. Долги, отсутствие договора, наличие другого дилера в регионе покупателя, отсутствие товара на складе и тп.
Мы можем долго и очень подробно описывать, как должен быть настроен каждый процесс при организации цифрового управления компанией, но в итоге все будет сводится к простым, логичным правилам ведения вашего бизнеса.
Вашей основной задачей на первом этапе будет описание системы своими словами с учетом задач и проблем которые хотелось бы решить при помощи цифрового протокола работы.
Ограничусь этими простыми примерами, которые иллюстрируют, о чем мы должны подумать и как это реализовать.
Можно описать полный цикл работы системы цифрового управления, но получится массив инструкций, таблиц и терминов.
Его подготовим отдельно.
Попробуйте оценить пользу от такой организации процессов.
Ведь кроме порядка это еще несет экономию средств.
Сколько денег вы теряете на не собранных долгах, проигранных судах, не качественном обслуживании, не учтенных затратах и т.д.
А сколько звонков в день делает ваш сотрудник и сколько пропускает? Когда один сотрудник выполнив свой этап работы передал другому? При эффективном управлении подобных вопросов много, а отсутствие системного подхода не представляет возможным решать их оперативно.
В следующей статье мы рассмотрим организованную систему учета и контроля в узкой сфере медицины, а точнее стоматологии, как зуботехническая лаборатория. Сам проект интересен тем, что мы организовали учен и контроль на штучном не серийном производстве. Каждый выполняемый заказ – уникален, а грани объективного контроля отсутствуют.
Наверное, каждый руководитель компании не раз задумывался о том, как сделать так, чтобы все в компании работало по заданному алгоритму, а из текучки отвлекала только необходимость участия в нестандартных ситуациях и вопросах. А еще желательно, знать, как большинство этих нестандартных ситуаций решили руководители отделов, которым делегировано такое право.
Доступные на сегодня технологи, легко интегрируются между собой и позволяют организовать цифровой контроль работы компании практически без ограничений. Сфера бизнеса не имеет значения. Торговля, производство, услуги, бюджетный сектор. Бюджетникам уделено особое внимание. Любая бюджетная организация - это большая бюрократическая машина. Отслеживание согласований всех уровней – это отдельная работа. При постоянном давлении «сверху» - система медленно, но все же идет к цифровому контролю исполнения регламентов и сроков.
Переоценить пользу такой системы сложно. Хотя, безусловно, погружать в сложноорганизованный цифровой протокол совсем небольшую компанию составом 5-10 человек, проникнутую одной идеей и/или задачей - не стоит. Затраченные средства не принесут столь ощутимых результатов.
Профессиональный путь от рядового бухгалтера до финансового директора и управляющего компанией позволяет оценивать вопросы управления и автоматизации с разных сторон. Учитывать сложности и задачи всех звеньев организационной цепи. Реализуя проекты в разных сферах, я пришел к неким общим критериям организации рабочего процесса о которых в данной статье планирую рассказать.
Последние 5 лет принимаю непосредственное участие в управлении группой компаний медицинского профиля. Компания консолидирует в себе передовые дентальные технологии и предлагает рынку своего профиля комплексное решение.
Поставка оборудования, программного обеспечения, расходных материалов, обучение, производство готовых изделий и полуфабрикатов.
Задача интересная с точки зрения уровня сложности. В то же время медицинский профиль накладывает свойственный ему отпечаток. Пристальный контроль со стороны надзорных органов и ответственность, не ограниченная административными мерами.
На примере решения некоторых задач компании расскажу, как по моему мнению организовать управленческий учет. Не очень люблю это название, т.к оно не отображает реальной ценности.
Название Управленческий учет – имеет мало общего с узким понятием «учет». Это множество процессов в компании подчиненных достижению цели.
В первую очередь это система регистрации информации и контроля процессов в компании. Принципы регистрации любой информации определяет желаемый алгоритм работы компании. Ключевым является расстановка точек контроля.
Это самое сложное. Точки контроля должны позволять моментально оценивать ситуацию, корректность отображения информации или получение отчета по заданным параметрам.
Информации по теме «Управленческий учет», «Цифровые решения» на просторах интернета достаточно много. Но большинство очень скользко описывает, как это делать. Особенно «интересно» погружаться в расчеты непонятных показателей со сложной аппроксимацией на свои проблемы и задачи.
Рынок предлагает множество различный систем учета и ERP. Для учета это: SAP, 1С, Парус, БЭСТ, РС Баланс и куча других. В ERP системах все еще сложнее с учетом того, что сама оценка пригодности гораздо сложнее. Битрикс, 1С ERP, Галактика.
Мировые бренды: ABAS Software,
CDC Software, Consona Corporation, Epicor Software Corporation, Microsoft, NetSuite, Oracle, QAD Inc, SAP SE и ряд других.
На что ориентируемся при выборе:
Соответствие базовой конфигурации нашим задачам
Многие компании разработчики уже адаптировали свои продукты к различным сферам бизнеса. Вначале лучше рассмотреть готовые решения. Вы еще можете не подозревать, что вам еще понадобится, а разработчик это учел.
Доступность и насыщенность рынка разработчиков данной системы
Если рынок ограничен несколькими, а еще хуже одной компанией, имеющей возможность адаптировать систему под ваши особенности, то это грозит большими затратами. Бизнес таких компаний зачатую ориентирован на сбор денег за поддержку и адаптацию под задачи клиента. Стоимость разработки или консультации доходит до 100 евро за час.
Поддержка при внедрении
Программа может быть бесплатной или со сломанной защитой. Но! кто вас будет обучать, разрабатывать, адаптировать, исправлять ошибки?
Для крупных компаний вариант без поддержки не рассматриваем.
Цена продукта
Как пример, SAP - серьезная программа с большими возможностями, решает задачи крупной разнопрофильной компании. Но цена говорит о неразумности приобретения такого ПО для небольшой, пусть даже очень прибыльной компании.
Цена поддержки
Допустим то же SAP со сломанным ключем мы нашли. Обновления не требуются, но цена доработки, адаптации или обучения нивелирует экономию.
Примеры с чего лучше начать.
Начинаем работу - с регистрации информации которая в дальнейшем может стать условиями сделки.
Создаем систему, которая позволяет отслеживать и фиксировать все коммерческие предложения нашим клиентам. А также, ограничиваем наших сотрудников от необдуманных предложений клиентам.
Учитываем, что при средней, неплохой рентабельности продаж в 30%, предоставленная клиенту скидка 10% будет экономически оправдана только при удвоении объема продаж.
Иерархия отдела продаж должна быть прямо отображена в цифровом протоколе согласования условий и цены.
Согласование условий договора
По возможности - это всегда наша форма договора.
Разрабатываем электронные поля договора в системе таким образом, чтобы все его условия были управляемыми полями с возможностью ограничений и отбора по ним.
Вся история переговоров, визитов, предложений, контактов сохраняется привязанной не посредственно к карточке клиента.
Мы задаем поля для заполнения информации о клиенте таким образом, что б его дальнейшая обработка и развитие могло иметь целевой характер.
Пример: отобрать всех клиентов в Юго-Западном районе Москвы у которых в клинике есть хирургический кабинет.
Ограничения исполнителя.
Помним, что цифра имеет неоспоримое преимущество перед человеком - ее нельзя уговорить сделать то, или иное действие, если действие не соответствует заданному регламенту.
Одна из важнейших составляющих автоматизации процессов это их унификация, стандартизация и возможность ограничения пользователей. Подразумеваем техническую возможность отступления от заданных стандартов.
Система полностью регламентирована таким образом, что следующее действие не возможно при некорректном выполнении предшествующего.
Если вы хотите ускорить внедрение, то настраивайте систему так, что бы она выдавала подсказки при неправильных действиях исполнителя.
Пример ограничений:
Нет возможности править договор без согласования в системе;
Нет возможности править цены без утверждения старшего по должности сотрудника;
Нет возможности редактировать документы в системе после распечатки;
Нет возможности активировать клиента без внесения полной информации по нему и т.д.
Любая система, если она живая постоянно рождает случае при которых нужно отклонится от существующих правил.
Для решения нестандартных ситуаций разделяем полномочия по несению исключений.
Такой подход позволяет разграничить ответственность за принятие решений и определить те отклонения о которых хотели бы знать вы.
С этого мы начали - нас мало интересуют стандартно протекающие процессы, мы отбираем только те признаки отклонений, которые считаем достойными нашего внимания.
Отгрузка продукции
Цены утверждены или загружены из шаблона, сроки оплаты согласованы, НО включается «вечно недовольная» бухгалтерия. Начинает рассказывать про какие-то признаки осмотрительности, учредительные документы, оригиналы соглашений и т.д. «Обожженные» на этом - прекрасно знают цену этим вопросам.
Настраиваем систему, так, чтобы была возможность контролировать этот процесс и определяем полномочия сотрудников при исключениях.
Номенклатура
Что проще. Но, как сказал выше, ответственность в торговле медицинскими изделиями не ограничивается административной ответственностью.
Регистрационные удостоверения, сроки годности, описание и состав все должно быть заполнено в номенклатурной карточке. Решение оперативного отслеживания – Штрих-код.
Уже при поступления товара на склад система может автоматически формировать штрих-код с подробной информацией о партии и товаре. Соответственно количеству поступившего товара, это мы видим из самого документа «Поступление товара» и распечатывается необходимое количество наклеек с описанием.
Информация в заказе.
Заказ – это отправная точка любой торговой сделки.
В заказе должна максимально отображаться информация о доставке, сроках, контактах и т.п
В процессе отгрузки мы не должны полагаться на решение оператора есть или нет долг за прошлые отгрузки. Система должна ограничивать отгрузку при наличии отклонений от заданных условий договора.
В ограничение отгрузки, можно заложить любые параметры без которые руководство компании считает, что товар лучше не отгружать. Долги, отсутствие договора, наличие другого дилера в регионе покупателя, отсутствие товара на складе и тп.
Мы можем долго и очень подробно описывать, как должен быть настроен каждый процесс при организации цифрового управления компанией, но в итоге все будет сводится к простым, логичным правилам ведения вашего бизнеса.
Вашей основной задачей на первом этапе будет описание системы своими словами с учетом задач и проблем которые хотелось бы решить при помощи цифрового протокола работы.
Ограничусь этими простыми примерами, которые иллюстрируют, о чем мы должны подумать и как это реализовать.
Можно описать полный цикл работы системы цифрового управления, но получится массив инструкций, таблиц и терминов.
Его подготовим отдельно.
Попробуйте оценить пользу от такой организации процессов.
Ведь кроме порядка это еще несет экономию средств.
Сколько денег вы теряете на не собранных долгах, проигранных судах, не качественном обслуживании, не учтенных затратах и т.д.
А сколько звонков в день делает ваш сотрудник и сколько пропускает? Когда один сотрудник выполнив свой этап работы передал другому? При эффективном управлении подобных вопросов много, а отсутствие системного подхода не представляет возможным решать их оперативно.
В следующей статье мы рассмотрим организованную систему учета и контроля в узкой сфере медицины, а точнее стоматологии, как зуботехническая лаборатория. Сам проект интересен тем, что мы организовали учен и контроль на штучном не серийном производстве. Каждый выполняемый заказ – уникален, а грани объективного контроля отсутствуют.
Источник:
www.icenter.ru