Как заполнить путевой лист

Кто обязан составлять путевой лист
Путевой лист (ПЛ) необходим для легковых, грузовых транспортных средств (ТС), а также автобусам, трамваям, троллейбусам при транспортировке пассажиров и грузов при коммерческих перевозках.

Тем самым, при перевозке транспортом только водителя, без перевозки пассажиров, грузов оформление путевого листа не обязательно.

Но для налоговых органов (если компания показывает расходы) путевой лист лучше заполнять, во избежание судебных разбирательств. При оформлении путевого листа вы подтвердите наличие расходов на ГСМ, и саму амортизацию авто (Письмо Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, п. 1 ст. 256 НК РФ).

Зачем нужен путевой лист
Подтверждение расходов на ГСМ, аренду транспортного средства, амортизации авто возможность списания иных эксплуатационных расходов ТС.

Как оформить путевой лист
Оформить путевой лист можно на основании унифицированных форм (Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78). Хотя данные формы не обязательны для применения. Но в путевых листах должны быть указаны обязательные реквизиты (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 №152 – далее Приказ).

наименование и номер ПЛ;
сведения о сроке действия ПЛ;
информация о собственнике (владельце) ТС;
сведения о ТС;
информация о водителе.
Срок действия путевого листа
До 28 февраля 2019г., путевой лист можно было оформить не только на одну поездку, а сразу на несколько поездок. С 01.03.2019 г. данную возможность убрали. Теперь путевой лист оформляют на рейс или смену.

Указывать ли место следования в путевом листе
Если для сотрудников ГИБДД данная информация не нужна, то налоговые органы на нее обращают пристальное внимание (письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).

Таким образом, мы приходим к выводу о необходимости еще одного реквизита в путевом листе – место следования. Можно указать организацию и желательно адрес.

Когда требуется техосмотр
Предрейсовый и предсменный Техосмотр требуется только для автобусов и грузовых ТС. Данное обстоятельство следует исходя из анализа законодательства (п. 2 ст. 20 Закона №196-ФЗ и Приказа).

Значит, если у вас не грузовик, не автобус, то вам не нужен ни сам предсменный контроль технического состояния транспортного средства, ни, естественно, симметричная отметка на путевом листе.

Медосмотр – для кого обязателен
Прохождение предрейсового медосмотра обязательно только для водителей. Водителей не с точки зрения правил дорожного движения, а занимаемой должности. Т.е. если менеджер управляет коммерческим ТС, то он не является водителем. Следовательно данный пункт на его не распространяется (п. 7 Приказа).