Как выбрать решение видеоконференцсвязи

Видеоконференции, для которых создаются отдельные конференц-залы, оборудованные новейшими аудио- и видеосистемами, для малого бизнеса неподъемны. Между тем видеоконференции весьма полезны. Их можно использовать не только для проведения крупномасштабных учебно-лекционных программ и передачи обращений высшего руководства ко всем служащим крупной корпорации. Малый бизнес может применять эту технологию для совместной работы между сотрудниками и партнерами, находящимися в разных городах и странах, для демонстрации продуктов потенциальным заказчикам в любое время и для совершенствования процесса взаимодействия с заказчиками. Видеоконференции позволяют экономично проводить личные встречи с нужными специалистами без утомительных командировок.
Как и любую другую сетевую технологию, решения видеоконференцсвязи следует выбирать с большой тщательностью, учитывая при этом особенности существующей сети, потребности сотрудников, области применения новой технологии и, разумеется, размеры бюджета. Наиболее экономичные – онлайн видеоконференции для малого бизнеса можно создать на основе таких решений, как Cisco WebEx или с помощью хостинга услуг видеосвязи (например, Cisco TelePresence Callway), поддерживающих совместную работу и полностью погружающих пользователя в видеосреду. Какими бы ни были ваши планы в области видеосвязи, ваша компания вполне может использовать Интернет для организации виртуальных личных встреч в реальном времени.
Вот пять советов, как выбрать правильное решение для организации видеоконференцсвязи:
1. Сможет ли существующая сеть поддерживать видеосвязь? Если в вашей сети уже есть достаточная полоса пропускания для поддержки видеотрафика или если вы готовы модернизировать свою сетевую инфраструктуру, превратив ее в конвергентную сеть, соответствующую требованиям современных коммуникационных технологий, тогда ваша компания может установить свое собственное решение видеосвязи. Но прежде чем принять окончательное решение, подумайте, какие объемы дополнительного трафика придется передавать по вашей локальной сети и по внешним каналам и как этот трафик повлияет на существующую инфраструктуру. Возможно, вам потребуется установить новые или модернизировать старые устройства для поддержки качества (QoS) на уровне, достаточном для проведения видеоконференций.
2. Какие новые устройства вам понадобятся? Если на ваших настольных и мобильных компьютерах уже установлены веб-камеры, вы можете установить программное решение видеосвязи. Но если у вас нет базового аудио- и видеооборудования или имеющееся оборудование не поддерживает достаточный уровень качества видеосвязи, то придется вложить средства в приобретение и установку новых устройств с мониторами, видеокамерами и микрофонами.
3. Как будут пользоваться видеосвязью ваши сотрудники? Никто не сможет ответить на этот вопрос, кроме самих сотрудников. Посмотрите, какие совещания и встречи они проводят, сколько человек в них участвует? Всего двое- трое? Или это большие совещания с десятками участников? Какие это совещания –длинные или короткие, плановые или спонтанные? Нужно ли их записывать и архивировать? Кто участвует в таких совещаниях – только ваши сотрудники или представители партнеров, у которых могут быть установлены системы видеосвязи других производителей? Ответы на эти вопросы помогут вам правильно определить функциональность будущего решения видеоконференцсвязи и выбрать технологию, позволяющую интегрировать продукты разных вендоров.
4. Нужны ли пользователям передовые технологии для совместной работы? Одни компании просто хотят, чтобы их сотрудники могли встречаться лицом к лицу в виртуальной среде. Видеоконференции как нельзя лучше подходят для этого. Другие компании хотят использовать новые технологии для стимулирования совместной работы и для этого создают среду, в которой люди, находясь в разных местах, порой весьма далеко друг от друга, чувствуют себя так, будто находятся в одной комнате. Если вашей компании нужно именно такое решение, постарайтесь найти технологию, сочетающую видеоконференции с функциями совместной работы (с помощью настольных компьютеров, планшетов и т.д.).
5. Какими устройствами будут пользоваться ваши сотрудники для проведения видеоконференций? Какое бы решение вы ни выбрали, помните, что большинство систем видеоконференцсвязи поддерживает разные оконечные устройства (аппаратные и программные), позволяющие участникам видеть и слышать то, что происходит в конференции. Для проведения конференций можно использовать клиентское программное обеспечение, установленное на настольных и мобильных компьютерах или мобильных устройствах, таких как смартфоны и планшеты. Если вы планируете проводить видеоконференции высокого качества для руководства, то для этого можно оборудовать отдельную комнату большими высококачественными мониторами, стереосистемами и видеокамерами, которые автоматически настраиваются на источник звука.
Ответы на перечисленные выше вопросы дадут хорошее представление о том, что именно нужно вашей организации от видеосвязи. Независимо от того, какое решение вы выберете, видеоконференции укрепят отношения между вашими сотрудниками, помогут им в общении с заказчиками и поставщиками, резко сократят командировочные расходы и даже уменьшат загрязнение окружающей среды, поскольку специалисты будут проводить меньше времени в автомобилях и самолетах.
А теперь посмотрите, как видеоконференции помогли одному малому предприятию усовершенствовать связь и совместную работу и быстрее выпускать на рынок новые продукты.