Бум мобильных приложений: как компании адаптируются к новой реальности

Компания «Электронные Офисные Системы» постоянно развивает свои мобильные решения. Так, недавно компания представила новые версии EOSmobile (4.12) и сервера мобильных приложений (4.8). В свежей версии EOSmobile ключевым нововведением стала возможность работать сразу за несколько должностных лиц и получать проекты документов через помощников, а скоро компания планирует реализовать поддержку для ОС Linux. О том, как развиваются мобильные решения ЭОС и какие тенденции сейчас влияют на развитие мобильных приложений для работы с документами и поручениями, рассказывает Артём Андреев, руководитель направления корпоративных мобильных приложений компании ЭОС.

- В последние годы мобильные устройства стали инструментом доступа ко всему. С их помощью совершают покупки, учатся, общаются, развлекаются и работают. Заметен ли этот тренд в отношении работы в СЭД?

- Безусловно, заметен, причем он наблюдался и в предыдущие несколько лет. Растет количество пользователей, которые используют мобильные приложения в своей работе, как находясь за пределами офиса, так и непосредственно на рабочем месте. И в дальнейшем доля такого потребления СЭД/ECM-систем продолжит расти.Дополнительным драйвером является и то, что девайсы становятся мощнее, удобнее, размер экрана позволяет комфортно работать с большим объемом данных – файлами, поручениями, реквизитами и прочей сопутствующей информацией. Да и сами приложения, в том числе наше EOSmobile, наращивают функциональность. Так что наше приложение, к примеру, отвечает требованиям не только управленцев, которым нужен определенный набор инструментов, но и всех тех, кто осуществляет контроль сотрудников, исполняет поручения и пишет отчеты. Благодаря автоматизации бизнес-задач удается сократить трудозатраты, повысить эффективность и производительность каждого работника, минимизировать рутинные процессы. Доступного на данный момент в EOSmobile функционала достаточно, чтобы закрыть потребности и руководителей, и рядовых сотрудников, так что приложение становится таким же неотъемлемым инструментом их работы, как, например, почтовый клиент, но в разы более функциональным. Число вовлеченных пользователей, которые могут использовать мобильное приложение как полноценный интерфейс доступа к СЭД, растет.

- Для них мобильный интерфейс – единственный для доступа в СЭД?

- Не всегда. Есть те, кто использует только мобильные приложения, т.е. им мобильное устройство полностью заменило стационарный компьютер. Но есть и те, кто пользуется мобильным приложением эпизодически: например, в офисе они в основном работают за стационарным компьютером, а в поездках или дома – через планшет. Определяющим поведение пользователя фактором является удобство, например, работать с большими таблицами и графиками обычно удобнее на компьютере. Хотя планшеты с большой диагональю экрана уже не уступают ПК по качеству матрицы, поэтому и глазам не вредят. Так что выбор зависит исключительно от личных предпочтений.

- А число пользователей EOSmobile за последнее время выросло?

– Мы видим явный позитивный тренд. Более того, к нам стали чаще обращаться за консалтингом – за помощью в автоматизации тех или иных бизнес-задач. И зачастую, чтобы помочь пользователям, нам даже не нужно вносить доработки, так как необходимый функционал уже есть. Это свидетельствует о достаточно активном использовании мобильных устройств.

- Когда-то мобильные решения для СЭД были ориентированы преимущественно на топ-менеджмент и, соответственно, обладали нужным им, но ограниченным функционалом. Изменился ли качественно состав пользователей?

- На данный момент основную аудиторию все еще составляют топ-менеджеры, руководители. При этом подчеркну: использовать мобильные приложения сотрудникам любого уровня ничего не мешает, функционал это позволяет. Через приложение можно читать документы, изучать данные, знакомиться с назначенными поручениями, контролировать их исполнение, составлять отчёты, визировать и подписывать документы и прочее.

Некоторые изменения уже происходят: если раньше речь шла об использовании мобильных решений лишь руководством высшего звена, т.е. о единицах на всю организацию, то 2-3 года назад подключаться стали и заместители, и помощники. Сейчас мы видим и линейных сотрудников среди пользователей EOSmobile. Так что в некоторых организациях число мобильных пользователей превысило 100 и даже 150 человек.

И как я уже сказал, в дальнейшем мы ожидаем продолжения тренда на расширение аудитории пользователей. Мы хотим сделать EOSmobile удобным не только для топ-руководителей, но и остальных сотрудников. Ведь залог эффективности всей организации — это эффективность всех сотрудников (синергетический эффект).

– Что мешает расширению аудитории, если не функциональность?

- Для этого есть ряд причин. Пожалуй, самая значимая – отсутствие разрешений на подключение собственных устройств к внутренней ИТ-инфраструктуре в целом и к СЭД, в частности. Это вопрос безопасности, которому совершенно справедливо уделяется много внимания и госструктурами, и бизнесом. А бюджет на обеспечение сотрудников не топ-уровня корпоративными мобильными устройствами есть далеко не у всех.

- А что является драйвером роста числа мобильных пользователей СЭД?

- В первую очередь эффективность. Если сотрудник может работать в формате «везде и всегда», а не только из своего кабинета, эффективность его процессов растет. И руководители обычно это понимают. Тем более если они сами работают не только из офиса.

- Требования к функциональности приложения зависят от того, руководитель или линейный сотрудник будет им пользоваться?

- Конечно, у них же задачи разные. Есть руководители, которым нужен минимальный функционал, потому что проекты поручений и документов готовит помощник. Чтобы интерфейс стал максимально аскетичным, лишние функции можно отключить. Чем больше задач сотрудника связаны с документами и поручениями, тем более широкий функционал ему необходим. При этом все функции из «стационарной» СЭД переносить нецелесообразно. Например, зачем в мобильном приложении поточное сканирование или списание документов в архив? Вряд ли сотрудник, отвечающий за передачу в архив документов, захочет заняться этим процессом вечером, сидя дома – для этого у него есть стационарное рабочее место. Но мы собираем обратную связь, анализируем потребности и гибко добавляем новые функции. За последние годы их число выросло в десятки раз.

- Как выстроен процесс работы с обратной связью?

- Мы постоянно работаем с обратной связью и проводим опросы, а также приезжаем к заказчикам и проводим интервью. Более того, любой пользователь всегда может из EOSmobile написать нам предложение, и мы обязательно ему ответим.

- Запросы пользователей удивляют?

- Нас вдохновляют запросы пользователей на стыке современных технологий и тенденций. Нас спрашивают про нейросети и чат боты. Например, хотят получить сжатый пересказ информации из большого документа или проект поручения по кратким вводным, чтобы потом его немного отредактировать и отправить. Т.е. ждут ИИ-помощника, который упростит и ускорит работу с документами и поручениями.

Но я подчеркну: мобильное устройство – это не суперкомпьютер и не сервер, с этим надо считаться. Также надо учитывать особенности экрана, сценарии взаимодействия пользователя с устройством – все-таки чаще всего нет ни мыши, ни дополнительных интерфейсов, что формирует определенный стиль работы. Для нас это тоже ограничения. Но, возможно, пройдёт ещё лет 5-10, появятся другие девайсы, инструменты VR – и мы откроем новые возможности приложений.

- Вы упомянули про изменения интерфейса. Требования к нему у пользователей в последнее время стали выше?

- У пользователя мобильных приложений сейчас одинаковые требования и к бытовым приложениям, и к корпоративным: их интерфейс должен быть максимально прост, понятен, интуитивен. Никто не хочет тратить время на обучение работе в приложении – и не важно, игра это, интернет-магазин или СЭД. Если входной порог высокий, приложением никто не будет пользоваться. Все процессы должны быть прозрачны, доступны. При этом пользователя нужно вести на протяжении всего времени его работы в приложении, помогать и давать понятную обратную связь

Важным трендом является и избавление пользователя от необходимости совершать рутинные действия – должна быть максимальная автоматизация. Также решение должно подстраиваться под требования пользователя, причём это должно происходить быстро и бесшовно, то есть без каких-либо там переустановок или доработок.

- Что, на ваш взгляд, будет влиять на развитие корпоративных приложений в будущем?

- Безусловно, пользователи. А также появляющиеся новые технологии, в частности - искусственный интеллект. Именно ИИ должен снять с пользователей рутинные задачи, привнести в работу пользователей консультативный, консалтинговый характер, расширить возможности для аналитики. Так что, я думаю, в скором времени мы начнём рассматривать вопросы по интеграции с такими системами, их реализации внутри нашего контура – поскольку все-таки мы работаем с документами, которые имеют конфиденциальный характер, а значит и передавать их куда-то вовне, на сторонние сервера для обработки нельзя. Движение будет идти в этом направлении.