СЭД ТЕЗИС 5.1: новый дизайн и умный поиск

В сентябре вышла новая версия СЭД ТЕЗИС 5.1. Главные изменения в ней касаются дизайна, который стал более современным и ярким. Кроме того, в системе появилась очень полезная новая механика — виджеты. Благодаря им пользователи смогут настраивать рабочее пространство в соответствии с личными предпочтениями. Мы также стремились упростить взаимодействие с системой и сократить количество кликов, необходимых, чтобы выполнить то или иное действие. Вдобавок к этому развитие получили технологии поиска. Далее — подробности о новой версии СЭД ТЕЗИС.

Новый дизайн и виджеты

Технологии не стоят на месте. Дизайн программного обеспечения сохраняет актуальность пять-семь лет. После этого он начинает отставать от требований рынка. Прошлый дизайн СЭД ТЕЗИС существовал четыре года, и, поскольку мы стремимся играть на опережение, пришло время обновления.

При разработке новых версий мы всегда руководствуемся обратной связью от наших клиентов. При создании СЭД ТЕЗИС 5.1 вдобавок к этому мы провели исследования UI/UX с привлечением внешних консультантов — профильных агентств, которые выполнили аудит СЭД ТЕЗИС и дали рекомендации по дизайну.

В новой версии СЭД ТЕЗИС мы сохранили функциональность, принципы работы и самые удобные механики. Пользователям не придется выходить из зоны комфорта и тратить много времени на адаптацию. При этом работа в системе станет заметно проще за счет сокращения количества кликов и быстрого доступа к действиям, которые требуется выполнять чаще всего.

Основное изменение в СЭД ТЕЗИС 5.1 заключается в подходе к главному экрану. Теперь на нем находится панель виджетов.

Виджеты — это окна быстрого доступа к различным функциям программы. Также они помогают выполнить сложную последовательность действий с минимальными усилиями.

Пользователи могут работать с готовой панелью виджетов или самостоятельно, без участия программистов или администраторов системы, настроить ее в соответствии с индивидуальными предпочтениями. В режиме редактирования виджеты можно группировать, перемещать, добавлять или убирать.

Далее — подробнее о каждом виджете.

Папки поиска и действий

В новой версии появилась возможность вынести на главный этап папки действий или поиска, которые используются чаще всего. Эта возможность будет наиболее полезна руководителям, которые, например, занимаются согласованием документов и контролем исполнения задач. При входе в систему они будут сразу видеть карточки, ожидающие их решения.

Диаграмма

Виджет дает возможность вывести на основной экран любой из настроенных в системе отчетов, например, по входящим документам, журналам канцелярии или загрузке сотрудников. Отчёт обновляется внутри виджета в один клик, таким образом, пользователь всегда видит на диаграмме только актуальные данные.

Календарь

В календаре отображается текущий месяц и подсвечивается актуальная дата. Предусмотрена возможность перехода к другим месяцам. При нажатии на конкретную дату можно переключиться в режим ежедневника и увидеть документы и задачи, которые необходимо выполнить до этой даты. Виджет заметно упрощает планирование и помогает соблюдать дедлайны.

События

Виджет содержит список назначенных пользователю документов и задач, отсортированных по сроку исполнения: сверху будут те, у которых он истекает раньше. Если назначений с фиксированным сроком нет, то они будут отсортированы в порядке поступления от более старых к более новым. По каждому событию видно основную информацию: наименование, системный номер, состояние, дату исполнения, наличие вложений. Непосредственно из окна виджета можно выполнить действия по событию, например, согласовать или отклонить документ. Доступные опции представлены в выпадающем меню в правой части записи. При необходимости из виджета можно легко перейти к карточке каждого события, кликнув два раза.

Важное

В СЭД ТЕЗИС каждый пользователь может пометить любые документы или задачи как «важные». В окне виджета будет представлена основная информация по каждой из этих карточек: наименование, номер и состояние. По двойному клику можно перейти к выбранной карточке.

История

В этом виджете отображается список карточек, которые пользователь открывал за время работы в системе. Вверху списка находятся открытые последними. Как и в описанных ранее виджетах, по каждой карточке представлена основная информация, а при двойном клике можно перейти к просмотру деталей. Найти нужную карточку максимально быстро позволит окно поиска внутри виджета.

Заметка

Отдельный виджет предназначен для быстрых текстовых заметок с мыслями, планами, напоминаниями или другой информацией, которую необходимо иметь перед глазами. В заметку можно добавить изображения и ссылки. Также доступно изменение форматирования текста.

Дни рождения

В окне виджета содержится отсортированный в календарном порядке список сотрудников, дни рождения которых приходятся на ближайшие 10 дней. Из списка можно перейти в карточку каждого сотрудника с подробной информацией. При наличии соответствующих прав, ее можно редактировать.

Составные команды

В прошлом году в СЭД ТЕЗИС появились команды, которые позволяют совершать практически любые действия: создавать задачи, открывать документы, запускать по ним процессы и так далее. Вводить команды можно посредством голосового управления или текстом через специальное окно. Кроме того, можно объединить последовательность из нескольких действий в одну составную команду. Например, по команде «Сделать еженедельный отчет» может автоматически создаваться задача с нужным сроком и описанием, которая сразу же будет направляться исполнителю.

В новой версии мы сделали управление СЭД ТЕЗИС еще проще. Теперь составные команды можно вынести в отдельные виджеты. Таким образом, чтобы выполнить сложную последовательность действий, достаточно будет нажать кнопку на главном экране.

Администратор системы может настраивать составные команды для всей организации, каждый пользователь — для себя лично.

Другие изменения в дизайне

В новой версии мы изменили внешний вид верхнего меню и кнопок для быстрого создания договоров, документов, задач и совещаний.

Уведомления стали более интуитивными. В новой версии используется стандартный подход с «колокольчиком» в верхнем меню. По клику на него можно просмотреть все уведомления. В зависимости от их категорий различается цвет записей.

Также изменился дизайн карточек. Кнопки в них стали более заметными, ключевые элементы — более крупными.

Усовершенствованный поиск

В новой версии СЭД ТЕЗИС появилась возможность использовать для поиска документов, задач и другой информации базу данных Elasticsearch. Это одна из самых популярных технологий в мире. Ее используют, к примеру, Wikimedia, Netflix и Amazon.

Преимущества Elasticsearch:

• Практически неограниченное горизонтальное масштабирование: скорость поиска останется высокой даже при большом количестве документов.
• Более релевантные результаты поиска.
• Возможность поиска по синонимам.
• Пользователь получит нужный результат, даже если введет запрос с опечатками.
• Возможность поиска не только по ключевым словам, но и по запросам с условиями «и», «или», «не».
• Существенно ускорена переиндексация. За счет этого функциональность поиска будет проще переносить при обновлении версии СЭД ТЕЗИС у заказчика.
• Не нужно дублировать индексы на каждый middleware-сервер. Это особенно актуально для клиентов c большими кластерами. Также благодаря этому не нужно тратить время на переиндексацию, если на одном из серверов данные оказались повреждены.
• Данные хранятся структурированно и в формате Json. Это позволяет использовать Elasticsearch для создания архивной базы данных.

Помимо глобальных изменений в дизайне и поиске в новой версии СЭД ТЕЗИС выполнено множество изменений, направленных на повышение удобства использования.