В РФФИ создан электронный архив финансовых документов

Фонд представляет собой государственную некоммерческую организацию в форме федерального учреждения, находящегося в ведении Правительства РФ. Основное направление деятельности РФФИ – поддержка научно-исследовательских работ по всем направлениям фундаментальной науки, содействие повышению научной квалификации ученых, развитие научных контактов, в том числе поддержка международного научного сотрудничества в области фундаментальных исследований. Осуществление этих задач подразумевает заключение и ведение многочисленных договоров с научно-исследовательскими организациями, что, в свою очередь, порождает появление огромного количества первичных бухгалтерских и договорных документов. Чтобы упростить работу с этими документами, руководством РФФИ было принято решение о переводе их в электронный вид и создании электронного архива.

Обработка 70 тысяч документов бумажного архива Фонда и формирование электронного архива были завершены в течение двух месяцев.

Сканирование проводилось на высокоскоростных сканерах MDS 2500C, предназначенных для потоковой оцифровки документов. С помощью специальных встроенных функций сканера автоматически осуществлялось большинство рутинных операций по обработке изображений: выравнивание, обрезка по формату, заливка фона и многие другие. Использование ПО ABBYY FlexiCapture позволило автоматически формировать электронную карточку документов, тем самым, освободив сотрудников бухгалтерии от рутинных операций по вводу текста с финансовых документов.

В результате реализации проекта в РФФИ был создан электронный архив финансовых документов на основе системы управления электронными архивами САПЕРИОН. Теперь сотрудники Фонда могут в автоматизированном режиме самостоятельно наполнять электронный архив отсканированными, либо подготовленными в РФФИ документами. При этом оперативность доступа к введенным документам, их сохранность и неизменность будет гарантирована программным обеспечением САПЕРИОН.