Как подготовить пользователей к внедрению системы кадрового учета

Обучение персонала является важным этапом любого ИТ-проекта. Все дело в том, что последующие этапы внедрения предполагают обязательное наличие у заказчика обученного квалифицированного персонала, при отсутствии такового, эффективность проводимой в дальнейшем работы существенно изменяется, причем не в лучшую сторону, что в конечном итоге приводит к увеличению сроков завершения проекта. Персонал заказчика необходимо не только научить пользоваться новой системой, людей нужно подготовить к неизбежным изменениям, установить какую-то мотивацию: ведь сколько бы ресурсов, временных и материальных не было вложено в автоматизацию, она не достигнет цели, если встретит активное сопротивление пользователей. Сегодня мы попробуем разобраться в причинах неприятия нововведений и подумаем о том, как по возможности избежать связанных с этим проблем.
Сам термин «внедрение» предполагает, что среда неизбежно будет сопротивляться внедряемому объекту. Наибольшее сопротивление, как правило, оказывают конечные пользователи, которым приходится менять привычные методы работы и осваивать новые. Причин для этого множество: для многих на первых этапах вместо снижения привычной нагрузки, наоборот, происходит ее увеличение, в частности из-за необходимости введения в систему разного рода начальных данных, сверки расчетов с данными из «старой» системы и прочее; кто-то боится не оправдать ожидания своего руководства, так как плохо владеет компьютером или вообще ранее не работал с информационной системой; некоторых не устраивают данные аналитической отчетности, предоставляемой «наверх», которую раньше с легкостью можно было «подправить» в «экселе», а теперь руководство со своего рабочего места может просмотреть ее в любой момент. Другой момент — перераспределение обязанностей между структурными подразделениями, а то и изменение самой структуры заинтересованных подразделений и неизбежное сокращение штата в результате оптимизации.
Итак, каковы же способы воздействия на персонал и как подготовить сотрудников к внедрению новой HR – системы?
Очень многое в этом случае зависит от заказчика. Для успешного завершения проекта, руководители предприятия, принявшие решение автоматизировать процессы управления персоналом , на всех этапах должны всячески содействовать группе специалистов, проводящей внедрение информационной системы, вести разъяснительную работу с кадрами, и главное - должны создать у сотрудников всех уровней твердое ощущение неизбежности процесса внедрения. Руководство компании должно быть готово принимать непосредственное участие в ходе ввода системы в работу: в каких то случаях потребуется распоряжение о выделении ресурсов или помощь в разрешении спорных ситуаций, возможно придется рассмотреть вопрос о дополнительной мотивации сотрудников к освоению системы в форме различного рода поощрений и благодарностей. Наиболее же эффективным способом противодействия саботажу персонала, вызванного опасением сокращения или утраты значимости своей позиции, является объявление конкурса на плановые места — это значительно повышает заинтересованность сотрудников в освоении системы и повышении квалификации.
Основная задача представителей организации исполнителя, непосредственно занимающейся внедрением - объяснить пользователям преимущества внедряемого продукта. Надо постараться на понятном им языке сформулировать основные достоинства своей системы именно с пользовательской точки зрения, примерно так: "вот раньше вам приходилось вручную ежемесячно рассчитывать и вносить в систему суммы компенсации за вредные условия труда, а теперь все рассчитается само по данным табельного учета и штатного расписания, что намного удобнее и быстрее, стоит всего лишь один раз внести условие для доплаты нужным штатным позициям" и тогда, если работнику придется вместо выполнения основных обязанностей тратить время на освоение системы, но при этом он будет видеть грядущие выгоды для себя - он будет за. Следует также подготовить краткие и понятные инструкции по работе с системой для отдельных групп пользователей - работников отдела кадров, табельщиков, нормировщиков, бухгалтеров расчетной группы, так как в большинстве случаев рядового сотрудника особо не интересует, как работает вся система, ему нужно чтобы она помогала ему выполнять определенный ограниченный набор функций, и по личному опыту могу сказать, что практически никто из них не будет тратить время на изучения раздела «Справка». Не последнюю роль играет и личное отношение персонала к «внедренцам», никогда не стоит забывать о том, что основная цель любой коммерческой организации - получение прибыли, а не внедрение IT-технологий, и в случае серьезного конфликта с пользователями, руководство наверняка встанет на его сторону, поэтому наберитесь терпения, так как именно вам ежедневно придется лично общаться с работниками на местах и решать большинство организационных вопросов, корректное, доброжелательное отношение, позитивный настрой, рано или поздно принесут свои результаты и однажды вместо уже привычного «Ваша система...», вы наконец-то услышите: «У нас в системе...».
Спасибо за внимание, до новых встреч!