Электронный документооборот в масштабах субъекта: продолжается внедрение СЭД «ДЕЛО» в органах власти

Администрация Ненецкого автономного округа продолжает развивать систему электронного документооборота, созданную на базе СЭД «ДЕЛО», флагманского продукта компании «Электронные Офисные Системы». Проект внедрения СЭД «ДЕЛО» в исполнительных органах государственной власти территории стартовал в 2008 году. На первом этапе были автоматизированы основные задачи документационного обеспечения Аппарата Администрации Ненецкого АО, внедрены опции «ЭЦП и шифрование» и «Поточное сканирование».
В 2010 году было принято решение о расширении сферы применения СЭД и более полном использовании ее возможностей. На втором этапе проекта были закуплены дополнительные рабочие места, что позволило подключить к системе все органы исполнительной власти округа до уровня исполнителей. 50 АРМ были обеспечены опцией «Юридически значимый документооборот».
С помощью разработанного компанией ЭОС решения EDSIGN, которое было установлено на рабочие места губернатора, его заместителей, а также руководителей отраслевых органов власти, процесс использования электронной подписи был максимально упрощен и приближен к стандартной процедуре подписания бумажных документов: руководитель ставит на интерактивном дисплее собственноручную подпись, и на этом для пользователя процедура завершается.
В 2012 году в округе начался очередной этап создания целостной информационной инфраструктуры региона, объединяющей органы власти и подведомственные им учреждения. Идет дальнейшее масштабирование системы: увеличено число рабочих мест, а для руководства округа расширяются возможности работы в СЭД.
10 высших руководителей региона получили программные модули для доступа в СЭД с мобильных устройств. Для установки на мобильные телефоны, смартфоны, коммуникаторы был приобретен модуль «Мобильный кабинет». На ноутбуки высших должностных лиц, работающие под управлением OS Windows, установлена подсистема «АРМ руководителя», которая обеспечивает работу с системой «ДЕЛО» в удобном интерфейсе, специально адаптированном под специфику руководящей работы. На планшеты iPad был установлен модуль iSelf, который позволяет работать в СЭД «ДЕЛО», используя привычные «планшетные» сценарии работы.
Внедренные технологии мобильной работы предоставили руководителям возможность оперативно реагировать на отправленные им для визирования, рассмотрения или утверждения документы без привязки к рабочему месту.
Следующим направлением развития СЭД стало подключение бюджетных учреждений. Теперь библиотеки, музеи, школы, центры дополнительного образования, больницы и поликлиники (всего 27 учреждений) включены в единую систему работы с документами вместе с органами власти округа. Сократилось время прохождения документов между инстанциями, обеспечен единый порядок регистрации документов. Функционал системы позволяет оперативно получать сводную аналитическую информацию по всем учреждениям социальной сферы, что важно для мониторинга текущей ситуации и планирования дальнейшего развития.
Всего в учреждениях социальной сферы установлено 125 автоматизированных рабочих мест СЭД «ДЕЛО» и «ДЕЛО-WEB». Часть рабочих мест были дополнительно оснащены опциями «Юридически значимый документооборот» и «Сканирование».
Еще одно направление, работы по которому также начаты на текущем этапе проекта в рамках создания единой информационно-документационной структуры территории – организация взаимодействия между органами власти Ненецкого автономного округа и подведомственными учреждениями с помощью продукта «Сервер электронного взаимодействия» (СЭВ), разработанного компанией «Электронные Офисные Системы». Цели внедрения СЭВ – создание распределенной многоуровневой системы, обеспечивающей для каждого из ее участников прозрачность процессов регистрации, прохождения, исполнения документов в разных базах данных, автоматизация обмена документами между различными учреждениями, что особенно актуально для организации процессов предоставления гражданам государственных и муниципальных услуг.
Сейчас в органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа в СЭД «ДЕЛО» работает более 550 пользователей. Более ста рабочих мест оснащены опциями «Сканирование» и «Поточное сканирование». Опция «Оповещение и уведомление» доступна для большинства пользователей СЭД. Опцию «Юридически значимый документооборот» используют 77 пользователей, на 33 рабочих места установлена подсистема EDSIGN.
Проект создания в Ненецком автономном округе единой системы электронного документооборота является в России одним из самых масштабных как по количеству внедренных мест, так и по используемому функционалу СЭД «ДЕЛО».
Напомним, что аналогичные СЭД, реализованные на базе продукта «ДЕЛО», формирующие единое документационное пространство для органов исполнительной власти всей территории, функционируют в республиках Башкортостан, Саха (Якутия), Тыва, Хакасия, Алтайском и Забайкальском краях, Калининградской, Липецкой, Новгородской, Ростовской, Тульской областях и многих других регионах.
Проект в Ненецком автономном округе реализуется с 2008 года компанией «Офис-Док» (Санкт-Петербург), дистрибьютором и «Золотым партнером» компании ЭОС.