В Роснедрах усовершенствован документооборот

Корпорация ЭЛАР модернизировала систему электронного документооборота в Федеральном агентстве по недропользованию (Роснедра). Количество рабочих мест в СЭД выросло с 21 до 170 единиц, автоматизирован весь комплекс обработки документации ведомства.

В начале 2015 года в Центральном аппарате Роснедр была внедрена система электронного документооборота «ДЕЛО», которая заменила собой СЭД «БОСС-Референт». Некоторые функциональные возможности прежней системы сохранились, а другие были расширены. Благодаря модернизации, к СЭД были подключены руководители департаментов, их заместители и другие сотрудники, тогда как ранее доступ к системе имели только секретари руководителей департаментов.

В СЭД производится регистрация всех документов: входящих, исходящих, внутренних, обращений граждан. Обращения, поступившие по электронной почте, регистрируются автоматически. СЭД является местом, где документ проходит весь жизненный цикл, при этом все операции осуществляются на основании сканированного образа, тогда как бумажный оригинал хранится у делопроизводителя или помощника руководителя соответствующего департамента. Информация о перемещении и изменении документа фиксируется в его регистрационной карточке.

В СЭД реализована функция поиска документов по реквизитам или тексту регистрационной карточки и сохранения истории поиска в личном кабинете пользователя. Поиск может осуществляться и по штрих-коду, который формируется в СЭД, распечатывается и наклеивается на бумажный оригинал. Ручной сканер считывает штрих-код, и на экране открывается карточка с реквизитами документа.

СЭД «ДЕЛО» взаимодействует с системой электронного архива, внедренной на базе платформы «ЭЛАР-Саперион» и являющейся составной частью единой информационной системы Роснедр. После окончания обработки в СЭД документы архивируются в СЭА, где создаются электронные учетные карточки с вложенными файлами документов. Чтобы связать текущий документ с архивным, предусмотрена возможность восстановления файлов из СЭА в СЭД.

Основной целью внедрения СЭД «ДЕЛО» было расширение числа пользователей системы и повышение эффективности управленческой деятельности Роснедр. Процесс внутреннего делопроизводства и исполнения внешних обращений оптимизирован благодаря оперативному доступу руководителей подразделений и специалистов к электронным документам и реализации возможности их поиска в системе. После внедрения СЭД также ожидается сокращение затрат на формирование консолидированных отчетов по обработке документов в Центральном аппарате Роснедр.