Об электронных трудовых книжках

С января 2020 года начнется добровольный переход на электронные трудовые книжки, а в 2021 году бумажные трудовые книжки уйдут в историю. Нас ждет цифровизация кадрового документооборота.

Электронная трудовая книжка будет идентична бумажной, т.е. в электронном виде будут храниться такие же данные о трудовой деятельности сотрудника:

ФИО работника;
места работы;
периоды работы;
должность (профессия, специальность);
квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
основания увольнения.
Все эти данные будут храниться в информационной системе ПФР. Для тех, кто в 2021 году будет впервые устраиваться на работу, трудовая книжка будет вестись сразу в электронном виде. У остальных есть выбор.



Сотрудник вправе написать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Тогда кадровой службе придется вести сведения как в бумажном, так и в электронном виде.

Можно полностью отказаться от бумажной трудовой книжки. В этом случае работник получает ее на руки, вся информация хранится только в электронном виде.


Работодателю целесообразно собрать заявления со всех своих сотрудников, в котором будет отмечен приемлемый вариант ведения трудовой книжки.


У работодателей появится еще одна обязанность – передача сведений в ПФР о трудовой деятельности сотрудников, форма СЗВ-ТД.

С 01.01.2020г. СЗВ-ТД нужно подавать ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В ней необходимо отражать произошедшие за месяц кадровые изменения (прием на работу, перевод, приостановление работы, увольнение).

С 01.01.2021г. предоставлять в ПФР форму СЗВ-ТД будет необходимо в случае принятия или увольнения сотрудника - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.


Остается еще вопрос, как сотрудники смогут получить сведения из своей трудовой книжки? Данные можно запросить у последнего работодателя, в ПФР или МФЦ (причем в любом городе России), а также в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг. Эту информацию можно сохранить в электронном или бумажном виде.

Согласно разъяснениям ПФР, при трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным.


Каждый работник сделает свой выбор, в какой форме он хочет видеть свою трудовую книжку. Но за электронным вариантом будущее и есть свои преимущества. Это удобный и быстрый способ получения работником сведений о трудовой деятельности везде, где есть интернет. Это дополнительные возможности дистанционного трудоустройства, более простое оформление пенсий без дополнительных подтверждений. А для работодателей – минимизация ошибок, связанных с заполнением бумажного варианта трудовых книжек, освобождение места из-под хранения документов.


Вести кадровый учет и передавать данные в ПФР по сотрудникам удобнее всего в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3. В ней своевременно отражаются все изменения законодательства. Закажите бесплатный демо-доступ 1С:Предприятие 8.3 и убедитесь сами. Посетите курсы 1С для повышения скорости работы в программе и узнайте все последние функции 1С:ЗУПа в учебном центре 1С:Апрель Софт.