RECS’2019: СЭД в эпоху цифровой трансформации

В сентябре команда СЭД ТЕЗИС побывала на Russian Enterprise Content Summit, одном из главных российских мероприятий, посвященных управлению корпоративным контентом. Ключевой темой в этом году стал ответ ECM-решений на сложные вызовы цифровой трансформации.
Product owner СЭД ТЕЗИС Илья Зайчиков представил точку зрения нашей команды по этому вопросу на панельной дискуссии. Мобильные технологии, в том числе в СЭД — один из главных драйверов, способствующих выходу бизнес-процессов в различных отраслях на новый уровень. Современные корпоративные приложения должны сочетать технологичность, функциональность, удобство и доступность. Что это значит? В первую очередь, важна кроссплатформенность, поддержка и iOS, и Android, а также готовность к работе сразу после загрузки. Чтобы мобильное приложение развивалось вместе с бизнес-процессами заказчика, требуется возможность быстрой модификации и легкого масштабирования. В вопросе функциональности команда СЭД ТЕЗИС руководствовалась следующим принципом: в мобильное приложение должны войти самые востребованные среди пользователей возможности, которые имеют сценарии использования на смартфоне или планшете. Например, сотрудник выезжает к контрагенту, получает документ, фотографирует его и отправляет по процессу. В целом, мобильное приложение СЭД ТЕЗИС позволяет работать с документами, договорами, задачами и резолюциями, а также различными типами вложений. Еще один важный момент — это доступность для всех: руководителей, рядовых сотрудников, госслужащих, причем независимо от количества пользователей. Такая «всеобщая мобилизация» пока не стала широко распространенной на рынке, однако среди пользователей СЭД ТЕЗИС она становится все более популярна.
Опытом самостоятельной разработки на базе современных СЭД поделился инженер-программист Кирилл Хорошилов. После решения стандартных задач крупным и средним компаниям, как правило, требуется автоматизировать уникальные бизнес-процессы. Важно учитывать это при выборе СЭД и обращать внимание на следующие характеристики: открытый код, гибкость, возможность добавления расширений и, конечно же, стоимость лицензии, развития и сопровождения.
Кирилл Хорошилов рассказал о проектах Hevel Solar и Expoforum, которые пошли по такому пути и выбрали СЭД ТЕЗИС. Обе компании сперва автоматизировали типовые процессы: документооборот, управление задачами, подготовку отчетов и так далее. Уже здесь система учитывает специфику работы каждого заказчика. Например, в Hevel широко применяются задачи на основе резолюций руководителей и отчеты по задачам со сроком исполнения «завтра». Expoforum использует эти же инструменты по-другому. Задачи служат для контроля работы по проектам, а отчеты — для подготовки печатных форм или отчетов о продажах. За пределами типовой функциональности каждая компания развивала систему в своем направлении. Hevel усилил кадровые и финансовые процессы, а также автоматизировал формирование связанных документов и назначение пути их движения. Expoforum реализовал функциональность CRM-системы в СЭД, добавил расширение для работы с проектами, инструмент для управления каталогом услуг и ценами, а также провел интеграцию с 1С.
Что в результате? У заказчиков появилась единая общедоступная система для нескольких бизнес-процессов. Удалось минимизировать количество ошибок из-за человеческого фактора. Работа стала более прозрачной, в СЭД доступна полная и наглядная информация для принятия решений, будь то сдача выставочного зала в аренду или предотвращение срыва дедлайна. Наконец, заметно повысилась продуктивность. Автоматизация только лишь одного процесса позволяет руководителю за год сэкономить целый рабочий день.
Эти проекты иллюстрируют, как современная СЭД помогает заметно изменить работу организаций и сделать важный шаг к цифровой трансформации.