Программа учета рабочего времени и 7 советов по тайм-менеджменту

Сегодня все больше руководителей внедряют программу учета рабочего времени: она дает объективную картину загруженности работников, позволяет оптимизировать бизнес-процессы, своевременно узнавать о нарушениях рабочего регламента и многое другое. Но программа учета рабочего времени не панацея от всех проблем компании. Многое зависит от культуры тайм-менеджмента в коллективе. Множество полезных рекомендаций есть на эту тему, здесь представлены только десять, но и они помогут стать продуктивнее:

1. Не смешивайте задачи, каждая из них требует раздельного выполнения, вне зависимости от того, нужна для них серьезная концентрация или нет. Когда рабочий процесс прерывается из-за необходимости что-либо обдумать, то работа замедляется, ритм сбивается и тормозится вся деятельность.
2. Для второстепенной или малозначимой работы лучше выделать отдельное время, чем прерывать ей весь рабочий процесс. Рассылка писем, корректировка расписания и планов могут постоянно отвлекать от основной задачи, потому для них лучше выделить резерв времени в рабочем расписании. В этом случае в программе учета рабочего времени можно будет увидеть продолжительные промежутки времени, отведенные для решения одной конкретной задачи, что говорит о хорошей концентрации при ее решении.
3. Большие и трудные задачи лучше разбивать на ряд маленьких и легких, так большой объем работы не будет пугать и рассеивать внимание. Именно умение делить большой проект на этапы и подзадачи помогает справиться с ним гораздо легче и не нарушая сроков.
4. Если в течение 20 минут вы не можете приступить к какой-либо задаче, то лучше отложить ее. При этом не важно, какая причина будет вас останавливать. Чтобы не пострадала продуктивность, лучше взяться за другую задачу. Так в программе учета рабочего времени можно наблюдать у некоторых сотрудников частые и значительные перерывы в рабочем процессе. Если при этом и результат оставляет желать лучшего, не исключено, что человек не может справиться с поставленной задачей, делает частые перерывы, и потому в его работе нет прогресса.
5. В вашем рабочем расписании обязательно должны быть расставлены приоритеты. Не бывает так, чтобы все задачи были одинаковой срочности и важности. Лучше всего, как только получилось настроиться на работу, приступить к решению самых важных вопросов, задачи попроще лучше перенести на вечер, мозг к этому времени уже устает и не способен решать что-то сложное. Приоритеты расставить проще, если выделить самую важную задачу и решить в первую очередь ее.
6. Не бойтесь передавать некоторые задачи другим сотрудникам. Писатель Джон Максвелл говорит, что если другой сотрудник способен выполнить какое-то дело на 80% так же хорошо, как и вы, тогда это дело можно поручить ему. Это позволит быть гораздо эффективнее, что, конечно, отразится в статистике программы учета рабочего времени.
7. Любую хорошую идею нужно записывать. Не стоит надеяться, что вы вспомните ее через неделю или месяц. Часто мы полагаемся на свою кратковременную память и зря, она не способна сохранить все важные для нас моменты. Потому используйте блокнот, доску или специальное приложение, чтобы фиксировать свои мысли.

Программа учета рабочего времени поможет обнаружить проблемы в работе персонала, но чтобы их исправить нужно осознанное отношение к ним со стороны сотрудников. Заинтересованность работодателя в повышении продуктивности естественна, а вот культура тайм-менеджмента у персонала может быть на низком уровне. Потому программа учета рабочего времени служит для анализа ситуации, но, какие меры для ее выправления следует принимать, решать только руководству.